Efektywność pracy jest wskaźnikiem, który bardzo często bywa pomijany, a to właśnie on informuje nas o skuteczności i opłacalności działań podejmowanych w organizacji. Niestety, mało kto zastanawia się nad tym, jak może wykonać swoją pracę lepiej, poświęcając na nią mniej czasu i energii. Co zrobić, by nastąpiła poprawa efektywności pracy? Jak skutecznie sprawdzić oraz zmierzyć efektywność w pracy? I czym właściwie jest efektywna praca?
Efektywność pracy — czym jest?
Słowo „efektywność” bywa ostatnio nagminnie używane – wszyscy chcą mieć efektywną firmę, efektywnych pracowników i efektywną pracę. A przede wszystkim sami chcą być jak najbardziej efektywni. Lecz co to znaczy?
Najprościej rzecz ujmując, efektywność rozumie się, jako najlepsze rezultaty podjętych działań. Im nasze rezultaty (wyniki) są większe niż poniesione nakłady wykonanych działań, tym nasza efektywność jest wyższa. Cała sztuka efektywności polega na tym, by jak najlepiej wykorzystywać dostępne nam zasoby, możliwości i czas w celu osiągnięcia najlepszego na dany moment efektu. Jak to się ma do pracy? Dokładnie tak samo!
Efektywna praca – to jaka?
Efektywna praca to praca, która przynosi jak najwyższe zyski, najmniejszym kosztem. I nie chodzi tutaj tylko o zyski finansowe (choć te z pewnością też), lecz o każde jak najlepiej osiągnięte cele czy dobra, które przyczyniają się do dalszego rozwoju. Tak samo pod pojęciem kosztów nie rozumiemy tylko tych materialnych, lecz liczy się również poświęcony czas czy energia na dane zadanie.
Efektywność pracy w dużym stopniu łączy się z produktywnością i wydajnością, przyczynia się do rozwoju całej organizacji oraz warunkuje jej skuteczne funkcjonowanie.
Efektywność pracy – czego dotyczy i do czego służy?
O efektywności pracy możemy mówić w odniesieniu do całej organizacji, poszczególnych jej procesów czy zespołów lub pojedynczej jednostki. Ponadto na efektywność pracy wpływają zarówno na czynniki wewnętrzne, czyli te działające wewnątrz organizacji, jak i zewnętrzne. Za przykład czynników wewnętrznych możemy podać efektywność: kierowania, sprzedaży bądź produkcji. Z kolei za wzór czynników zewnętrznych — efektywność: gospodarki, finansów czy działań konkurencji. To właśnie szeregu tych wszystkich czynników, jak i wielu innych, może dotyczyć szeroko pojęta efektywność. Unaocznia nam to, pod jak wieloma względami możemy ją mierzyć i analizować. Tylko po co to robić?
Efektywność pracy (często wyrażona przez wskaźnik efektywności pracy) służy nam przede wszystkim do oceny sprawności i skuteczności działań, zarządzania oraz wszelkich przebiegających procesów. A także pozwala nam obiektywnie ocenić: zyski, osiągnięcia, szybkość i trafność reakcji na wyzwania przychodzące z rynku oraz sposób budowania przewagi nad konkurencją.
W jaki sposób podnieść produktywność i efektywność pracy?
Są na to 3 logiczne metody:
- Wykonując większą ilość pracy w tym samym czasie;
- Robiąc to samo zdanie w krótszym czasie;
- Wykonując pracę w tym samym czasie ale z lepszą jakością.
Przy czym należy pamiętać, że miary produktywności, które zobrazują nam otrzymane efekty, mogą być bardzo różne. Warto dodać, że nie zawsze liczy się tylko ilość, ale chodzi także, o jakość wykonanej pracy w danym czasie. Jeżeli jakość pracy jest jak najlepsza (bądź spełniająca w pełni określone wymogi), a przy tym jej czas trwania krótszy – możemy mówić o prawdziwej produktywności. A gdy dodamy do tego otrzymane, wysokie zyski – to już efektywność.
Przeczytaj również: Produktywność w pracy – 7 Złotych Zasad
Co wpływa na efektywność pracy?
Wiemy już, że efektywność pracy, wiąże się z produktywnością, wydajnością, jakością i czasem pracy oraz otrzymanymi zyskami. Co jednak wpływa na te poszczególne czynniki i ogólną efektywność pracy? Oto kilka obszarów, na które warto zwrócić uwagę, chcąc, by nastąpiła poprawa efektywności pracy.
1.Ergonomia pracy
Wyobraźcie sobie, że macie dwóch pracowników, którzy pracują nad tym samym zadaniem. Jeden z nich pracuje w cichym pomieszczeniu z dobrym oświetleniem oraz ma do dyspozycji biurko i wygodne, dopasowane krzesło. Z kolei drugi pracownik jest w ciemnym pomieszczeniu, w którym głośno pracują maszyny a zamiast krzesła ma dostawiony do biurka niewygodny stołek bez oparcia. Jak myślicie, który z tych pracowników wykaże większą efektywność w pracy?
To oczywiste, że ten, który będzie miał lepsze warunki i środowisko pracy. Dlatego ergonomia jest tak ważna. Wykazano, że poprzez wyeliminowanie szkodliwych czynników w miejscu pracy następuje znaczna poprawa efektywności pracy.
2.Motywacja pracowników
Bez tego ani rusz! Nikt nie będzie pracował efektywniej i wykonywał swojej pracy lepiej, jeśli nie ma ku temu dość silnej motywacji. Chcecie mieć efektywny zespół? Koniecznie poznajcie 10 najlepszych sposobów na motywowanie pracowników.
3.Odpowiednie kierowanie, podejmowanie decyzji i rozwiązywanie problemów
Efektywne kierowanie zespołem to jedna z ważniejszych umiejętności. Wpływa nie tylko na produktywność pracowników, ale i na inne procesy, za które oni odpowiadają. Skuteczny lider nawet z najgorszych pracowników potrafi wykrzesać potencjał i poprawić ich efektywność pracy. Dodatkowo dochodzi odpowiedzialność związana z podejmowaniem ważnych decyzji w organizacji oraz bieżące rozwiązywanie problemów. Odpowiednie kierowanie to również umiejętne zarządzania całą organizacją.
4.Spotkania biznesowe i kontakty
Efektywne spotkania biznesowe przyczyniają się do pozyskiwania nowych klientów i kontrahentów. A jak wiemy, w każdej branży kontakty są bardzo ważne! Ponadto spotkania biznesowe umożliwiają: osiąganie konkretnych celów organizacyjnych, zdobywanie przydatnych informacji, wymianę poglądów oraz … poznanie konkurencji! Na spotkaniach biznesowych omawiane są także wszelkie postępy czy procesy przebiegające w firmie.
5.Komunikacja i dobra współpraca w firmie
Szczególne znaczenie dla dobrej efektywności pracy ma szybki dostęp do informacji oraz komunikacja między działami. Im lepiej przekazane i wytłumaczone zdanie, tym lepiej wykonane. Błędy w komunikacji mogą znacznie obniżyć lub nawet uniemożliwić efektywność pracy. Dlaczego? Przeczytajcie, jak ważna jest komunikacja w firmie oraz współpraca między pracownikami.
6.Kultura i atmosfera panująca w organizacji
Niekulturalna kultura w firmie potrafi narobić wiele szkód i… na pewno nie jest efektywna! A kiedy na to wszystko mamy złego szefa, który niczym Nosferatu wysysa z nas całą pozytywną energie i stwarza stresującą atmosferę w pracy, bez technik relaksacyjnych nie da rady!
7.Szkolenia, szkolenia, szkolenia i jeszcze raz szkolenia!
Bez nauki i rozwoju nowych umiejętności oraz rozszerzania starych nie jesteśmy w stanie stać się bardziej efektywni. Jeśli my się nie rozwijamy, nie rozwija się również nasza firma. Firmę tworzą głównie ludzi, dlatego szczególnie warto zadbać o rozwój pracowników. Dobrze jest inwestować w efektywne szkolenia lub niekonwencjonalne metody szkoleniowe. A skoro nie mamy funduszy, świetną opcją są szkolenia dofinansowane!
8.Innowacja i kreatywność
Albert Einstein mówił, że „Szaleństwem jest robić wciąż to samo i oczekiwać różnych rezultatów”. Nie możemy, więc oczekiwać, że nasza praca będzie bardziej efektywna, jeżeli będziemy ją wykonywać wciąż tak samo. Efektywność potrzebuje zmian, innowacyjności i twórczego działania. Być może zastanawiamy się, jak coś zrobić lepiej, lecz nie widzimy na to sposobów, bo brakuje nam umiejętności niekonwencjonalnego myślenia. Kreatywność w biznesie pozwoli nam znaleźć unikatowe sposoby i przenieść naszą efektywność pracy na wyższy poziom!
9.Poczucie bezpieczeństwa
Najnowsze dane wskazują, że poczucie bezpieczeństwa w miejscu pracy sprzyja jej efektywności. To czy w pracy czujemy się bezpiecznie, zależy od przestrzegania podstawowych zasad BHP, odczuwalnego komfortu psychicznego, sytuacji panującej w firmie oraz tego, czy nie czujemy obaw przed zwolnieniem…
10.Elastyczność i balans
Zbyt duża kontrola czy blokowanie stron internetowych pracownikom nie zawsze popłaca. Pracownik, który czuje większą swobodę działania – pracuje efektywniej. Nie chodzi oczywiście o to, aby całkowicie zrezygnować z kontrolowania pracowników z wykonywanych obowiązków, lecz pozwolić im być na tyle elastycznym w ich wykonywaniu, na ile jest to możliwe. Ponadto istotne jest zapewnienie balansu i równowagi między życiem zawodowym oraz prywatnym. Jeżeli w nagłych przypadkach możemy bez stresu zwolnić się z pracy lub spóźnić (kiedy np. zawozimy dziecko do lekarza) i nie spotyka nas za to „kara”, pracujemy efektywniej, nawet jeśli czynimy to krócej o te parę minut nieobecności.
11.Właściwa postawa i nawyki pracy
Wyrobienie i wzmacnianie dobrych nawyków to klucz do efektywności. Chodzi tutaj o wszelkie nawyki, które mogą poprawić, usprawnić bądź ulepszyć nasze działanie. A więc np. planowanie zadań z wyprzedzeniem, ustalanie priorytetów, zaczynanie od najważniejszych projektów, nieodkładanie spraw na później, właściwa organizacja, asertywna postawa, delegowanie zadań, wykorzystywanie technologii i narzędzi usprawniających pracę itp. Ale też o zdrowe nawyki, takie jak: właściwa dieta w pracy czy relaksujące przerwy. Niestety, zła kondycja fizyczna, kiepski stan zdrowia, branie sobie nad wyraz obowiązków, przeciążenie psychiczne czy negatywne myślenie– nie poprawi efektywności pracy, a wręcz ją obniży.
12.Zarządzanie stresem i energią
Ponoć nasz organizm zasilany jest przez cztery rodzaje energii: emocjonalną, umysłową, fizyczną i duchową. Niewłaściwe wydatkowanie jeden z tych energii, może prowadzić do ciągłego uczucia zmęczenia czy nawet utraty sensu życia! Pamiętajmy więc o tym, by zachowywać równowagę w każdym obszarze naszego życia. Nie jesteśmy maszynami i nie samą pracą żyjemy. Ponadto nie damy rady być tak samo wydajni przez cały czas. Ważne, by starać się uzupełniać utraconą energię. W jaki sposób? Jest na to kilka sposobów, o których możecie przeczytać w artykule: “Co dodaje energii do pracy?“. Chwila relaksu należy się każdemu, bo zestresowani czy przemęczeni – nic efektywnego nie osiągniemy!
12.Zarządzanie czasem pracy
Podstawą efektywności jest produktywne zarządzanie czasem pracy. A więc taka organizacja, która pozwoli nam zaplanować i wykonać konkretne obowiązki w wyznaczonym na nie czasie. Oczywiście najlepiej, aby wykonywać ich jak najwięcej w jak najkrótszym czasie. Nie zawsze jednak jest to takie proste! Często planujemy sobie zbyt dużo i frustrujemy się, gdy nie udaje nam się tego dokonać. Zapominamy o czasie, który trzeba sobie “zostawić” na zdarzenia nagłe i losowe, na chwile odpoczynku czy wypełnianie podstawowych potrzeb. Ponadto często stajemy się ofiarami tak zwanych “złodziei czasu”. Na szczęście istnieją sprawdzone metody i techniki, które pozwolą nam nauczyć się skutecznie zarządzać czasem pracy. Artykuł poniżej przedstawia aż 40 takich trików!
Czy efektywność pracy da się zmierzyć?
Oczywiście, że się da. A nawet trzeba to robić! Bez pomiaru efektywności pracy nie wiemy, czy nasze poczynania są słuszne i czy zmierzamy we właściwym kierunku. Pomiaru możemy dokonać, biorąc pod uwagę wskaźniki efektywności (kluczowe mierniki dokonań). To właśnie one służą do sprawdzenia, w jakim stopniu zostały zrealizowane cele organizacji. Mogą to być wskaźniki finansowe lub niefinansowe. Opracowano bardzo dużo takich wskaźników, za ich przykład można podać: jakość produktów i usług, liczbę reklamacji, wydajność pracy, zużycie energii elektrycznej, czas realizacji zamówień, rotację pracowników, czas procesu rekrutacji, wyniki audytów, poziom satysfakcji klientów, czas trwania operacji i transakcji, liczba pozyskanych nowych klientów itd.
Najprościej efektywność można zmierzyć, odejmując od efektów działania (wyników), poniesione nakłady. Wyraża się to wzorem:
We = E – N ,
gdzie:
E= efekt, N= nakład
Poza pomiarem poszczególnych wskaźników efektywności, możemy także sprawdzać efektywność pracy samego pracownika. Zmierzenie efektywności jego pracy pozwoli nam ocenić, czy właściwy człowiek znajduje się na właściwym miejscu (stanowisku). Jak to sprawdzić? Jest na to kilka sposobów, o których przeczytacie w artykule: “Pracownik pod lupą, czyli jak zmierzyć efektywność pracy pracownika?“
Efektywność pracy na maksa!? Czy może być jeszcze lepiej?
Sprawdzamy wszystkie wskaźniki efektywności… Mamy świetne wyniki! Dużo lepsze niż przy ostatnich pomiarach. Czy to znaczy, że osiągnęliśmy swoje maksimum i już bardziej efektywni być nie możemy? Czy sytuacja, w której możemy stwierdzić, że czegoś nie da zrobić się jeszcze lepiej, jest w ogóle realna?
Przy ocenie efektywności pracy zawsze musimy brać pod uwagę obecny stan rzeczy i aktualne zasoby oraz czas, którym dysponujemy. Efektywność pracy, mówi nam o wykorzystanym potencjale, który posiadamy w momencie dokonywania jej pomiaru. Przedsiębiorstwo jest efektywne, gdy uzyskało najwyższe z możliwych (możliwych na ten czas) zysków. Dzięki temu zawsze możemy stwierdzić, że zrobiliśmy coś najlepiej, jak potrafiliśmy na dany moment. Oczywiście możemy “ten moment” sobie dodatkowo dookreślić – badając efektywność w ciągu roku, miesiąca czy tygodnia. To jednak nie oznacza, że za jakiś czas nie zrobimy czegoś lepiej albo, że z dnia na dzień nie będziemy jeszcze lepsi.
Efektywność pracy – co jeszcze?
Efektywność zmienia się – wzrasta wraz z rozwojem bądź spada, jeżeli nasz potencjał maleje. Dlatego nie możemy mówić, o maksymalnej efektywności, bo nigdy nie wiemy, czy to właśnie teraz był nasz maks czy będzie dopiero za jakiś czas?
Efektywność pracy jest, więc ciągłą zmienną, zależną od wielu czynników. Możemy tylko porównywać ją, analizować i starać się, aby rosła. I co najwyżej stwierdzić, że na ten czas byliśmy najbardziej efektywni, jak tylko się dało ;-)
A jeśli chcesz rozwinąć produktywność pracowników, sprawdź nasze szkolenia z efektywności osobistej.
A jak Wy oceniacie swoją efektywność pracy? Czy w pełni wykorzystujecie swój potencjał?
Dobrochna Stróżyńska
Redakcja MTConsulting
