Na to, jak przebiegać będzie realizacja Twojego firmowego projektu, wpływ ma bardzo wiele czynników. Zarówno tych wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Jednym z tych najważniejszych jest bez wątpienia interesariusz projektu. Postać tajemnicza tylko z pozoru, bo tak naprawdę znana nam wszystkim. Oczywiście może występować w wielu wersjach i, w zależności od celów projektu, mieć różny wpływ na jego przebieg. W tym artykule dowiesz się, kim są interesariusze projektu, co umożliwi Ci mapa interesariuszy i jak zarządzać tą kwestią w kontekście efektywnego realizowania projektu. Zapraszamy!

Kim są interesariusze projektu?

Interesariusze projektu to wszystkie te osoby lub jednostki, które mają wpływ na projekt i są zainteresowane jego przebiegiem. Jest to definicja najbardziej powszechna.  Stanowi jednak tylko wierzchołek góry lodowej. W praktyce, interesariusz projektu, może być również osobą, organizacją czy grupą społeczną powiązaną w jakikolwiek sposób z przedsiębiorstwem, która będzie zainteresowana pozytywnymi lub negatywnymi wynikami Twojej firmy albo na którą Twoje decyzje i działania, będą miały określony wpływ. Pierwszy raz pojęcie to pojawiło się w latach 80. XX wieku, a jego twórcą był R. E. Freeman. Dzisiaj jest ono niezwykle popularne w kontekście zarządzania projektami i ma bardzo duży wpływ na ostateczny sukces lub niepowodzenie przedsiębiorstwa.

Podział interesariuszy projektu

Interesariusze projektu (wewnętrzni i zewnętrzni)

Interesariusze wewnętrzni Są częścią zespołu	Interesariusze zewnętrzni Nie są częścią zespołu, ale są w jakiś sposób związani z projektem
Kierownictwo i zarząd	Dostawcy
Pracownicy	Klienci
Udziałowcy	Media
	Konkurencja
	Władze
	Organizacje i instytucje

Interesariusze projektu (główni i drugorzędni)

Interesariusze główni (mający kluczowe znaczenie dla projektu)	Interesariusze drugorzędni (mający drugorzędne znaczenie dla projektu)
Właściciele i zarząd	Władze
Kierownictwo	Media
Pracownicy	Organizacje i instytucje
Klienci	Opinia publiczna
Konkurencja	Społeczności lokalne
Dostawcy

Interesariusze projektu (zaangażowani i zainteresowani projektem)

Interesariusze zaangażowani w projekt	Interesariusze zainteresowani projektem
Kierownik projektu	Kierownictwo
Pracownicy, realizujący projekt	Konkurencja
Klienci	Dostawcy
Sponsorzy	Organizacje i instytucje
	Społeczności lokalne
	Inwestorzy

Niezależnie od tego, który podział okaże się najbliższy Twoim działaniom, powinieneś dowiedzieć więcej na temat swoich interesariuszy projektu. Będzie to miało ogromny wpływ na przebieg prac projektowych oraz jego ostateczny sukces lub niepowodzenie. Jak przeprowadzić analizę interesariuszy?

Interesariusze projektu i ich analiza – w 3 krokach!

Krok I – Identyfikacja

Kluczowym elementem analizy interesariuszy jest oczywiście zidentyfikowanie ich i stworzenie listy wszystkich osób oraz jednostek, które są w jakikolwiek sposób powiązane z projektem i mogą mieć – mniejszy lub większy – wpływ na jego realizację. Nie jest to wbrew pozorom takie łatwe zadanie. Tym bardziej że poza listą osób, musisz także określić ich znaczenie, obawy, interesy i inne czynniki. Możesz do tego celu wykorzystać jeden z kilku dostępnych sposobów. Może to być np. burza mózgów z innymi członkami zespołu projektowego, stworzenie mapy myśli, czy wykorzystanie różnych raportów albo analiz – tych firmowych lub ogólnodostępnych, np. w Internecie.

Interesariusze projektu to wszystkie te osoby lub jednostki, które mają wpływ na projekt Click To Tweet

Skup się jednak bardziej na stworzeniu listy, ponieważ to w kolejnym kroku, będziesz mógł dokładniej przeanalizować swoich interesariuszy.

Krok II – Analizy (mapa interesariuszy / macierz interesariuszy)

Najlepszym sposobem na dokonanie analizy osób, mogących mieć wpływ na projekt, jest mapa interesariuszy, nazywana również macierzą interesariuszy. Na czym polega? Wystarczy stworzyć tabelę, podzieloną na cztery obszary oddziaływania i umieszczoną na osi. Ta pionowa określać będzie wpływ danej osoby na projekt (mały lub duży), natomiast pozioma zainteresowanie (małe lub duże). Największe ryzyko w zakresie realizacji projektu tworzą Ci interesariusze, który znajdują się w obszarze wysoki wpływ/wysokie zainteresowanie i to właśnie oni wymagają najbardziej pieczołowitego podejścia. Jeżeli zaś chodzi o inne obszary :

• interesariusze o wysokim wpływie i niskim zainteresowaniu również powinni być dla Ciebie ważni, choć nie stanowią większego ryzyka dla projektu, ponieważ nie jest on obiektem ich szczególnego zainteresowania,
• Ci interesariusze o niskim wpływie i wysokim zainteresowaniu to grupa, która jest dla Ciebie źródłem informacji dotyczącym końcowego etapu projektu,
• interesariusze o niskim wpływie i niskim zainteresowaniu są osobami, które należy jedynie informować o stanie realizacji projektu.

Mapa interesariuszy jest podstawą do stworzenia persony, a więc typowego przedstawiciela danej grupy interesariuszy. Dzięki temu łatwiej będzie Ci określić strategię zarządzania interesariuszami.
Pamiętaj! Aby Twój projekt był realizowany bez problemu, niezbędne jest również stworzenie powiązań między poszczególnymi interesariuszami.

Zarządzanie interesariuszami polega na ścisłej współpracy. Click To Tweet

Krok III – Opracowanie strategii i jej realizacja

Podczas opracowania strategii i jej realizacji, Ty już znasz pojęcia i śmiało możesz odpowiedzieć na wiele pytań. Między innymi: Kim są interesariusze? Jaki wpływ maja na projekt? I czy interesariusze sa zainteresowani projektem? Następnie możesz ustalić w jaki sposób będziesz dbać o ich zadowolenie. Co więcej, możesz ustalić na czym będzie polegała współpraca z poszczególnymi osobami oraz jednostkami. Zarządzanie interesariuszami polega na ścisłej współpracy. Polega również na dbaniu o dobre relacje z nimi oraz monitorowaniu sytuacji. Mówiąc krótko – chcąc zrealizować projekt bez żadnych problemów, musisz mieć kontrolę nad każdym obszarem, znajdującym się na mapie interesariuszy.

Interesariusze projektu. Poznaj swoich interesariuszy projektu i zarządzaj nimi skutecznie!

Dzięki temu zwiększysz swoje szanse na doprowadzenie projektu do końca i oczywiście osiągnięcie celu biznesowego. Pamiętaj jednak, że również w tym elemencie niezbędna jest wiedza. Zarówno ta teoretyczna, jak i praktyczna. Dlatego najlepszym rozwiązaniem dla Ciebie okazać się może szkolenie z zarządzania projektami. Zapisz się na nie i dowiedz się wszystkiego o zarządzaniu interesariuszami!

Zachęcamy również do przeczytania naszych innych artykułów, które znajdują się na blogu binzesowym. Artykuły które mogą Cię zainteresować to: Zarządzanie ryzykiem w projekcie – jak uchronić się przed katastrofą czy Harmonogram projektu – jak go stworzyć krok po kroku?

A jeśli chcesz zorganizować szkolenie dla swojego zespołu, sprawdź naszą ofertę praktycznych szkoleń z zarządzania projektami.

Maciej Wiśniewski
Redakcja MTConsulting