Osiąganie celów w przedsiębiorstwie nie musi być skomplikowane, a mimo to wielu właścicieli firm nie jest w stanie skutecznie kończyć stawianych przed sobą zadań. Aby osiągać regularne sukcesy na tym polu, niezbędne jest skuteczne zarządzanie projektami, na które składa się ogromna liczba czynników i… pojęć, które warto poznać. W tym artykule przedstawimy Ci te najważniejsze, które będą dla Ciebie punktem wyjścia do zwiększenia efektywności swojej i swoich pracowników. Do dzieła!

Zarządzanie projektami – niezbędne w każdej firmie

Zanim jednak przejdziemy do przedstawienia i wyjaśnienia najważniejszych pojęć, zastanówmy się przez chwilę, czym tak naprawdę jest zarządzanie projektami. Według definicji słownikowej jest to szereg działań, prowadzonych po to, aby osiągnąć wyznaczone cele w przedsiębiorstwie. W praktyce jest to dążenie do sukcesu poprzez realizowania krótko- i długoterminowych zadań, jak również minimalizowanie wszelkiego ryzyka, które mogłoby pokrzyżować firmowe plany.

Zarządzanie projektami – co więcej?

Strategiczne zarządzanie projektami obejmuje kilka podstawowych działań, dzięki którym możliwe jest skuteczne realizowanie celów. Należą do nich:

• definiowanie, polegające na ustaleniu celu, sposobów jego realizacji, a także wykryciu potencjalnych zagrożeń, które mogłyby uniemożliwić efektywne zamknięcie projektu,
• planowanie projektu, a więc ustalenie kolejności działań, narzędzi, jakich należy użyć, możliwości, z których należy skorzystać i wszystkich innych szczegółowych planów, które pozwolą osiągnąć cel bez ponoszenia zbędnego ryzyka,
• realizacja planu, a więc przeprowadzenie wszelkich niezbędnych prac – łącznie z rozdzieleniem zadań na poszczególnych pracowników i ustaleniem harmonogramu przeprowadzanych prac,
• kontrola, przeprowadzana w trakcie realizacji projektu, która ma na celu weryfikację tego, czy poszczególne zadania są wykonywane prawidłowo i co ewentualnie należy zrobić, aby prace przebiegały sprawniej,
• zamknięcie projektu, które powinno być jednoznaczne z dokonaniem odpowiednich analiz efektów i tego, czy projekt został zrealizowany tak, jak tego oczekiwaliśmy.

Jednak zanim rozpoczniesz efektywne zarządzanie projektami i wykonasz przykładowy projekt, zapoznaj się z naszym słownikiem pojęć. Jest to fundamentalna wiedza, niezbędna do skutecznego osiągania celów w przedsiębiorstwie. Bez niej trudno będzie wykorzystać potencjał swój i zatrudnionych w przedsiębiorstwie specjalistów.

Zarządzanie projektami – 15 najważniejszych pojęć od A do Z!

Analiza wymagań

Zarządzanie projektami w przedsiębiorstwie ma kilka celów. Jednym z nich jest bez wątpienia osiągnięcie pożądanego efektu, czyli np. wysokiej jakości produktu czy usługi, z której skorzysta w przyszłości klient. Niezbędna jest więc analiza wymagań, jakie muszą zostać spełnione, aby projekt zakończył się powodzeniem. Przedsiębiorca, chcąc zakończyć proces sukcesem, powinien wziąć pod uwagę nie tylko wymagania klientów czy odbiorców, ale również:

• wymagania pracowników, rady nadzorczej, udziałowców,
• wymagania dostawców, mediów, samorządów.

Określenie i dokładnie przeanalizowanie wymagań pozwala ustalić czasochłonność, koszty oraz czas wykonania projektu. A także stwierdzić jego opłacalność czy zakres prac, jakie należy wykonać. Efektywne zarządzanie projektami w tym aspekcie to również branie pod uwagę szans, zagrożeń, wymogów rynku czy działań konkurencji.

Diagram sieciowy

Każdy projekt to co najmniej kilka zadań, które należy wykonywać w odpowiedniej kolejności i pomiędzy którymi zachodzą różne zależności. Pominięcie albo niedokończenie któregoś z zadań może spowodować brak możliwości rozpoczęcia, albo ukończenia następnego. Przykładowo – zanim rozpoczniesz pozycjonowanie swojej strony internetowej, musisz najpierw zadbać o wysoką jakość treści czy prawidłowe linkowanie. Bez tego nie ma możliwości zrealizowania projektu.

Aby doskonale wiedzieć, jaka ma być kolejność prowadzonych działań, jaki jest ich priorytet oraz w jaki sposób jedno zadanie wpływa na inne, warto stworzyć diagram sieciowy. To specjalny graf, który określa kolejność zadań oraz relacje pomiędzy nimi. Zadania umieszcza się w prostokątach, a rodzaj strzałek pomiędzy nimi określa wszelkie zależności.

Dzięki temu możliwe jest skuteczne kontrolowanie projektu i jego uporządkowanie – zarówno pod względem kolejności prowadzonych działań, jak również ich rozmieszczenia w czasie.

Harmonogram projektu

Strategiczne zarządzenia projektami, które nastawione jest na bezproblemową realizację planu i osiągnięcie celu, zakłada rozłożenie pracy na poszczególne etapy i odpowiednie rozplanowanie ich w czasie. Często etapów tych jest bardzo wiele, a na każdy przypada kilka zadań. Często też niektóre etapy nachodzą na siebie, a wszystkie te czynniki mogą prowadzić do bałaganu i w konsekwencji – problemów z efektywnym realizowaniem projektu.

Niezbędny w każdym projekcie okazuje się więc harmonogram. To pewnego rodzaju kalendarz, który zawierać będzie opis konkretnego etapu, zadania do wykonania, czas przeznaczony na realizację oraz dostępne zasoby. W ten sposób możliwe jest nie tylko uporządkowanie wszelkich działań, ale i osiągnięcie celu.

Harmonogram może przybierać różne formy i być tworzony odmiennymi metodami. Do tych najpopularniejszych należą:

• wykres Gantta, który pozwala graficznie przedstawić kolejność działań,
• metoda PERT, prezentowana w formie graficznej i oparta na diagramie kierunkowym,
• ścieżka krytyczna, którą opisujemy szerzej w niniejszym słowniku.

Interesariusze projektu

Zarządzanie projektami w organizacji to proces bardzo złożony, na który wpływ ma nie tylko szef i pracownicy, ale również bardzo wiele innych osób. Nazywamy je interesariuszami, których opisał w latach 80-tych XX w. profesor R. Edward Freeman. Wyróżniamy więc interesariuszy:

• wewnętrznych, działających wewnątrz organizacji – mowa tutaj o pracownikach, radzie nadzorczej oraz udziałowcach,
• zewnętrznych, którzy działają w otoczeniu organizacji i mają wpływ na realizację projektów – są to klienci, konkurenci, dostawcy, władze oraz instytucje, media, związki zawodowe itd.

[bctt tweet=”Zarządzanie projektami w organizacji to proces bardzo złożony” username=””]

Według teorii Freemana, każdy z interesariuszy ma swoje interesy względem przedsiębiorstwa i w związku z tym chce, aby to jego potrzeby stały na piedestale. Skuteczne zarządzanie tym aspektem i prawidłowa analiza interesariuszy nie są więc łatwe. Mają one jednak kluczowy wpływ na funkcjonowanie organizacji oraz realizowanie celów. Na przykład  odpowiednio dobrani dostawcy zapewnią ciągłość produkcji, dobre relacje z mediami pozwolą na budowanie pozytywnego wizerunku marki, zaś wysokiej jakości oferta spełni oczekiwania klienta. Warto pamiętać, że relacje między przedsiębiorstwem a interesariuszami są obustronne.

Kamienie milowe

W harmonogramie każdego projektu występują tzw. „kamienie milowe” – są to bardzo istotne zdarzenia, które mają duży wpływ na dalszą realizację projektu. Zwykle występują na początku lub końcu danego etapu realizacji projektu, mogą go zamykać albo dawać możliwość kontynuowania prac. Przykładowym kamieniem milowym może być podpisanie ważnej umowy, zatwierdzenie konkretnego zadania albo otrzymanie wyników / oceny pracy. Bardzo często określa on też termin, np. wykonania konkretnych zadań albo ma decydujący wpływ na zmiany w projekcie.

Kamienie milowe muszą znajdować się w odpowiednim miejscu w harmonogramie. Dzięki temu zarządzanie projektem w przedsiębiorstwie i jego realizacja nie będą zakłócone.

Kanban

Kanban to bardzo popularna metoda zarządzania produkcją, która została opracowana w Japonii w latach 50-tych XX w. Jest to system planowania, dzięki któremu możliwe jest produkowanie dokładnie takiej ilości wyrobów, jaka jest potrzebna na daną chwilę. Sprawdza się zarówno w najprostszych procesach technologicznych, gdzie pozwala łatwo ustalić, co zostało wykonane, co jest w trakcie realizacji i co należy zrobić, jak również w tym najbardziej skomplikowanych, w których udział bierze wiele osób i urządzeń.

Aby możliwe było zoptymalizowanie procesu, wykonuje się tzw. Karty Kanban. Znajdują się na nich najważniejsze informacje, zaś systemy opierające się na tej metodzie, są w większości przedsiębiorstw w pełni zinformatyzowane. Dzięki zastosowaniu Kanban, w przedsiębiorstwie nie będzie żadnych:

• braków,
• opóźnień,
• zapasów,
• kolejek,
• bezczynności,
• zbędnych operacji technologicznych i kontrolnych,
• przemieszczeń.

Karta projektu

Aby prowadzenie projektów było bezproblemowe i skuteczne, niezbędne jest tworzenie kart projektów. Są to dokumenty zawierające informacje, które dotyczą wstępnych wymagań, które należy spełnić, aby mogło nastąpić rozpoczęcie projektu. Zawierają one zakres i cele projektu, podział ról i obowiązków osób, które są zaangażowane w dany projekt, a także oczekiwania interesariuszy. Jest to dokument krótki, ale bardzo ważny – bez niego nie ma możliwości rozpoczęcia projektu.

Karta projektu zazwyczaj wykonywana jest przez osobę inicjującą projekt.

Księga projektu

Kiedy projekt zostaje zakończony, można (choć nie jest to obowiązkowe) stworzyć księgę projektu. To dokument, który zawiera najistotniejsze informacje dotyczące zakończonego projektu. Jej tworzenie jest bardzo polecane w zdecydowanej większości przypadków, ponieważ pozwala odpowiedzieć na wiele pytań, m.in. czy projekt został wykonany prawidłowo i czy zastosowana metoda okazała się skuteczna. Dzięki pozyskanym w ten sposób informacjom możliwe będzie zoptymalizowanie działań w przyszłości i jeszcze skuteczniejsze zarządzanie projektami.

Mapa interesariuszy – zarządzanie projektami

O tym, jak duże znaczenie dla każdego projektu mają interesariusze (zarówno ci wewnętrzni, jak i zewnętrzni), powinni zdawać sobie sprawę wszyscy przedsiębiorcy. Wiedza na temat tego, kogo warto zaangażować w projekt, a kogo jedynie informować o postępach prac, jest niezwykle istotna. A żeby ją uzyskać, tworzy się tzw. mapy interesariuszy. Zawierają one wszystkich interesariuszy, mających wpływ na projekt, a także informacje o nich, w tym:

• ich wpływ na organizację (i odwrotnie – organizacji na nich),
• ich zainteresowanie organizacją (i odwrotnie),
• znaczenie poszczególnych osób w kontekście projektu,
• charakter relacji (pozytywny, negatywny, obojętny).

Dzięki szczegółowo stworzonej mapie interesariuszy można wyciągnąć wiele istotnych wniosków, które będą miały bardzo duży wpływ na planowanie projektu oraz zarządzanie nim.

Pole Sił Projektu

Według Kurta Lewina, uważanego za pioniera psychologii społecznej, nasze zachowania są uzależnione od dwóch oddziaływujących na nas sił – hamującej oraz napędowej. Dzięki tej teorii, możliwe było stworzenie analizy pola sił projektu, pozwalającej określić te siły, które prowadzą do rozwoju przedsiębiorstwa albo, wręcz przeciwnie, hamują go. W zarządzaniu projektem należy skupiać się na działaniach, które wzmocnią siły napędowe i osłabią siły hamujące. W ten sposób możliwe jest szybsze i łatwiejsze osiągnięcie określonego celu.

Program do zarządzania projektami

W dobie nowoczesnych narzędzi i systemów komputerowych, zarządzanie projektem „na kartce” nie jest najlepszym rozwiązaniem. O wiele lepiej jest skorzystać z jednego z wielu programów do zarządzania projektami, wśród których wiele jest tych całkowicie darmowych. Dzięki nim możliwe jest stworzenie projektu, harmonogramu prac i realizowanie działań w sposób płynny oraz bezproblemowy. Do najpopularniejszych rozwiązań tego typu, z których warto skorzystać, należą Asana, Trello oraz Basecamp. Sprawdzą się one zarówno w małych, jak i dużych organizacjach, realizujących najbardziej skomplikowane projekty.

[bctt tweet=”zarządzanie projektem „na kartce” nie jest najlepszym rozwiązaniem” username=””]

Ścieżka krytyczna – zarządzanie projektami

Niektóre z zadań mają bardzo duże znaczenie w kontekście terminowego realizowania projektu. Wszelkie opóźnienia związane z ich realizacją, mogą opóźnić zakończenie danego projektu. W przypadku takich zadań mówi się, że znajdują się one na ścieżce krytycznej i konieczne jest zwrócenie na nie szczególnej uwagi. Wyznacza ona najkrótszy czas, jaki jest potrzebny do zrealizowania projektu i dlatego też jej odpowiednie zaplanowanie ma tak duże znaczenie.

Jak prawidłowo zaplanować taką ścieżkę? Niezbędne jest przede wszystkim sporządzenie listy wszystkich zadań, które należy wykonać w ramach projektu oraz ustalić ich kolejność. Następnie konieczna jest analiza zależności, jakie zachodzą pomiędzy zadaniami, opracowanie diagramu sieciowego oraz określenie czasu trwania poszczególnych zadań.

Trójkąt projektowy

Niezależnie od tego, jaki rodzaj projektu realizujemy, ograniczać go będą trzy czynniki:

• czas, który jest niezbędny do wykonania zadania,
• koszt, jaki generować będzie projekt,
• zakres, czyli czynności, jakie należy wykonać, aby doprowadzić projekt do końca.

Te trzy czynniki tworzą tzw. trójkąt projektowy, nazywany również trójkątem ograniczeń. Zadaniem osób zarządzających projektem, jest utrzymanie równowagi tego trójkąta. Dzięki temu prowadzone działania będą harmonijne i nie przysporzą problemów w osiągnięciu celu. Warto zwrócić uwagę na to, że zmiana jednego z czynników, ma wpływ na pozostałe dwa. Należy więc odpowiednio reagować na wszelkie zmiany.

Wykres Gantta – zarządzanie projektami

Jest to jedna z najlepszych metod tworzenia harmonogramu w zarządzaniu projektem. Pozwala graficznie przedstawić i kontrolować poszczególne działania, umożliwiając planowanie, dokonywanie symulacji oraz płynne wprowadzanie zmian, gdy wymaga tego sytuacja. Na wykresie Gantta umieszcza się cele, określa się czas na ich realizację oraz kolejność ich wykonywania, wyznacza miejsca realizacji celów, a także dokonane już czynności. W ten sposób realizacja projektu przebiega sprawnie i bezproblemowo.

Metoda ta sprawdza się w przypadku małych, średnich i większych projektów, doskonale usprawniając przede wszystkim pracę zespołową. Dzięki temu sprawdza się w wielu dziedzinach i jest powszechnie wykorzystywana.

Zarządzanie ryzykiem

Realizacja każdego projektu wiąże się z różnego rodzaju zagrożeniami, które mogą doprowadzić do problemów. Dlatego też każdy podmiot ma obowiązek zarządzania ryzykiem, czyli analizowania zagrożeń i potencjalnych strat, jakie mogą spowodować. Dzięki temu możliwe jest osiągnięcie akceptowalnego poziomu ryzyka. A w konsekwencji – możliwość bezproblemowego realizowania zadań zgodnie z harmonogramem.

Istnieje kilka strategii postępowania z ryzykiem. Do tych najpopularniejszych należą unikanie, przeniesienie, łagodzenie oraz akceptacja. W każdym przypadku ocena ryzyka powinna zostać dokonana indywidualnie, podobnie jak wybór metod umożliwiających jego zminimalizowanie.

Zarządzanie projektami w organizacji – jak opanować to do perfekcji?

Oczywiście opanowanie podstawowych pojęć to dopiero początek Twojej drogi, na której końcu znajduje się efektywne zarządzanie projektami. Jeżeli chcesz rozwijać się w tej dziedzinie, czytaj nasze artykuły na ten temat i zapisz się na jedno z naszych szkoleń z zarządzania projektami z dofinansowaniem do nawet 100%, gdzie zdobędziesz przydatną wiedzę – zarówno teoretyczną, jak i praktyczną. A dzięki niej prowadzenie projektów będzie o wiele skuteczniejsze tak jak i rozwój przedsiębiorstwa!

 

Maciej Wiśniewski
Redakcja MTConsulting