„Spotkanie – słowo, występujące w dawnych czasach, określające bezpośredni kontakt i rozmowę pomiędzy co najmniej dwojgiem ludzi. Obecnie rzadko stosowane, chyba że w kontekście konferencji na Messengerze lub w innych komunikatorach internetowych.” No dobrze, może ta definicja nie jest do końca prawdziwa, ale musisz przyznać, że jest w niej trochę prawdy. Spotkania biznesowe organizowane są rzadziej niż dawniej, dlatego wielu przedsiębiorców zapomina o najważniejszych zasadach ich prowadzenia. Dlatego chętnie przypomnimy kilka najważniejszych zasad, dzięki którym organizacja spotkań biznesowych nie będzie dla Ciebie problemem.
Spotkania biznesowe – czy wciąż mają rację bytu?
Oczywiście, a prędzej czy później przekona się o tym każdy właściciel firmy. Bo chociaż rozmowa za pośrednictwem e-maili, komunikatorów internetowych czy telefonów jest dzisiaj najbardziej powszechna, nie zawsze pozwoli na tak skuteczne przekazanie myśli czy omówienie konkretnego tematu. Spotkania biznesowe mogą więc okazać się niezbędne – niezależnie od tego, czy chcesz przekazać coś swoim pracownikom, czy też porozumieć się z kontrahentem lub klientem.
Organizacja spotkań biznesowych – Odwrotny efekt od zamierzonego?
Niestety – mało efektywne spotkanie służbowe może przynieść efekt odwrotny do zamierzonego. Dlatego sprawdź nasze porady dotyczące organizacji spotkań biznesowych, dzięki którym sprawisz, że będą one w pełni profesjonalne!
Organizacja spotkań biznesowych – 6 podstawowych zasad
Zasada 1 – Zaproś uczestników spotkania biznesowego
Być może jest to dla Ciebie banał, ale prawda jest taka, że niewielu przedsiębiorców potrafi zapraszać na spotkanie. Zapominają oni przede wszystkim o tym, by każde zaproszenie było spersonalizowane . Chodzi tu o szacunek do uczestnika spotkania, niezależnie od tego, czy jest nim pracownik, czy też potencjalny klient. Oczywiście zaproszenie powinno zostać przekazane odpowiednio wcześniej. Najlepiej 2-3 tygodnie przed samym spotkaniem, aby jego uczestnik mógł zarezerwować sobie czas i ewentualnie przygotować się do niego.
To, w jakiej formie będziesz zapraszać uczestników na spotkania biznesowe, zależy tylko od Ciebie. Możesz to zrobić telefonicznie, za pomocą maila albo specjalnego zaproszenia. Pamiętaj, że im bardziej efektownie i profesjonalnie poinformujesz o spotkaniu, tym uzyskasz lepsze nastawienie jego potencjalnych uczestników.
[bctt tweet=”im bardziej efektownie i profesjonalnie poinformujesz o spotkaniu, tym uzyskasz lepsze nastawienie jego potencjalnych uczestników” username=”Maniek_ZEN”]
Zasada 2 – Potwierdź spotkanie i obecność uczestników
Zaproszenie to nie wszystko, bo nawet jeżeli otrzymasz pozytywną odpowiedź w dniu jego wysłania, nie będzie wcale pewne, że osoba zjawi się w odpowiednim czasie i miejscu. Najlepiej więc dzień wcześniej skontaktować się z uczestnikiem spotkania, przypomnieć o nim i zapytać, czy jego wizyta jest pewna. Jest to najbezpieczniejsza opcja dla Ciebie i dzięki takiemu potwierdzeniu, będziesz mógł organizować efektywne spotkania.
Zasada 3 – Przygotuj salę, sprzęt i niezbędne materiały
Wszelkie przygotowania związane ze spotkaniem powinny być przemyślane. Musisz dostosować rozkład i liczbę miejsc dla uczestników. Układ teatralny będzie idealny w przypadku szkolenia dla pracowników, ale już „okrągły stół” okaże się jedyną alternatywą w przypadku obrad z partnerami biznesowymi czy rozmów z klientami.
Oczywiście efektywne spotkania odbywają się tylko z udziałem odpowiedniego sprzętu multimedialnego, jak projektor i ekran, dzięki którym możliwe jest, na przykład, odpowiednie zaprezentowanie danych, a przede wszystkim – zaciekawienie i zaangażowanie uczestników spotkania. Warto również zadbać o materiały, które np. będą uzupełniały wiedzę uczestników.
Zasada 4 – Przygotuj się na spotkanie biznesowe
Spotkania biznesowe są udane tylko wtedy, gdy ich organizatorzy potrafią zainteresować uczestników i zrealizować cele, jakie przed sobą postawią. Dlatego odpowiednie przygotowanie to podstawa. Musisz mieć w małym palcu cały plan spotkania, dokładnie zaplanować to, co będziesz chciał powiedzieć i przygotować się na argumentację drugiej strony, gdy np. spotkanie służbowe będzie związane z negocjacjami. Poznaj lepiej swoich gości, dowiedz się więcej o zagadnieniach, jakie będą poruszane i nie stresuj się. Właściwe zapanowanie nad emocjami to też element przygotowania się do spotkania.
[bctt tweet=”Właściwe zapanowanie nad emocjami to też element przygotowania się do spotkania. ” username=”Maniek_ZEN”]
Zasada 5 – Zadbaj o komfort i odpowiedni przebieg spotkania
Organizacja spotkań biznesowych to nie tylko to, co niezbędne, jak przygotowanie sprzętu, odpowiednie ustawienie mebli czy przygotowanie się do rozmowy. To także coś „ekstra”, co sprawi, że uczestnicy spotkania będą czuli się docenieni, a ich czas spędzony z Tobą – jako organizatorem – będzie przyjemny. Możesz więc zadbać o catering z kawą i ciastkami czy zaprosić uczestników na lunch. Dobrym pomysłem jest również oddelegowanie swoich pracowników, by byli do dyspozycji gości. Będą oni pomocni na przykład w sytuacji, gdy konieczne będzie wyjaśnienie drogi do toalety. Aby utrzymać koncentrację gości i nie zamęczyć ich, organizuj krótkie przerwy. Wystarczy choćby 10-minutowe przerwy – szczególnie, gdy spotkanie biznesowe ma trwać wiele godzin.
Oczywiście absolutnie niezbędne jest zadbanie o porządek w danym miejscu i odpowiednią organizację, ale o tym chyba nie musimy wspominać.
Zasada 6 – Zakończ spotkanie
Czy wiesz, że prawdziwego lidera poznaje się po tym jak kończy? Dlatego na sam koniec podsumuj spotkanie służbowe lub biznesowe i zadbaj o to, by Twoi goście otrzymali niezbędne materiały, dzięki którym przyswoją wiedzę albo dowiedzą się jeszcze więcej o danym zagadnieniu. Wykaż się też gestem. Może sprezentowanie małego upominku wpłynęłoby pozytywnie na Twój wizerunek? Pamiętaj, by każdego godnie pożegnać, bo utrzymanie dobrych relacji z pracownikami, partnerami biznesowymi czy klientami to absolutna podstawa.
[bctt tweet=”utrzymanie dobrych relacji z pracownikami, partnerami biznesowymi czy klientami to absolutna podstawa.” username=”Maniek_ZEN”]
Organizacja spotkań biznesowych – nie tak trudna, jak ją malują
Aby organizacja spotkań biznesowych przebiegała właściwie, wystarczy trzymać się powyższych, prostych zasad. Pamiętaj, aby zawsze mieć plan – również ten zapasowy, gdyby z jakiegoś powodu któryś z przygotowanych przez Ciebie elementów nie wypalił (np. na wypadek braku prądu, zamiast projektora, przygotuj tradycyjną tablicę i markera). I pamiętaj – będzie dobrze!
A co dla Ciebie jest najważniejsze w spotkaniach biznesowych albo co sprawia Ci problem? Daj znać w komentarzu!
Redakcja MTConsulting
