Niezależnie od tego, czy jesteś przedsiębiorcą, czy też pracownikiem firmy, do osiągania satysfakcjonujących rezultatów niezbędna jest Ci dobra organizacja pracy. To dzięki niej jesteś w stanie realizować swoje zadania sprawnie i bezproblemowo, zyskujesz niezbędne na co dzień skupienie i sprawiasz, że nawet natłok największej liczby obowiązków nie doprowadzi Cię nad skraj emocjonalnej przepaści. Tylko co zrobić, aby organizacja pracy była właściwa i jak pomóc sobie w poprawieniu codziennej efektywności?
Lepsza organizacja pracy? A komu to potrzebne?
Każdemu, bez wyjątku. Dobra organizacja pracy biurowej pozwoli Ci zredukować o połowę stosy dokumentów, zalegające na biurku. Umożliwi Ci wykonywanie większej liczby zadań i lepsze przykładanie się do swoich obowiązków. Bez umiejętności organizowania sobie pracy i stosowania nawet tych najbardziej standardowych metod, codzienne obowiązki mogą stać się prawdziwą udręką, której towarzyszyć będzie mnóstwo stresu. A to już tylko krok do tego, by praca przestała dawać Ci jakąkolwiek radość.
[bctt tweet=”Dobra organizacja pracy biurowej pozwoli Ci zredukować o połowę stosy dokumentów, zalegające na biurku” username=”Maniek_ZEN”]
Dobra organizacja pracy pomoże Ci:
- pracować szybciej i efektywniej,
- poprawić koncentrację,
- ograniczyć stres do minimum,
- osiągać cele biznesowe (jako przedsiębiorca),
- zyskać uznanie w oczach pracodawcy (jako pracownik).
Najlepsze sposoby na poprawę organizacji pracy
Jeżeli problem stosów dokumentów, ogromu zadań i chęci zwiększenia efektywności dotyczy właśnie Ciebie – nie martw się, nie pozostawimy Cię w potrzebie. Oto 7 sposobów, dzięki którym Twoja organizacja pracy biurowej będzie lepsza niż do tej pory!
Sposób nr 1 – Ustalaj priorytety
Jedne zadania są mniej, inne bardziej istotne. Część z nich ma deadline ustalony na najbliższe dni, a część może poczekać na realizację. Musisz więc przeanalizować, w jakiej jesteś sytuacji. Weź pod uwagę ile masz zadań i jaki jest ich termin wykonania, a następnie stwórz ich listę – według priorytetów. Jeżeli jesteś szefem organizacji, myśl o tym, co będzie dla niej ważniejsze i które zadania przyczynią się do osiągnięcia zakładanego celu. Jeżeli natomiast jesteś pracownikiem, nie bój się zapytać przełożonego, co jest dla niego bardziej, a co mniej istotne – to znacząco ułatwi Ci stworzenie listy priorytetowych zadań.
Sposób nr 2 – Planuj swój dzień
Bez odpowiedniego planu dnia, do Twojej pracy może wkraść się bałagan. Ustal więc w jakich godzinach będziesz wykonywać konkretne zadanie, kiedy przewidujesz przerwę, a kiedy zaparzysz sobie kawę lub zjesz śniadanie. Aby dobrze zaplanować swój dzień, warto sięgnąć po „40 Metod i Trików Zarządzania Czasem i Zadaniami„. Trzymając się ram czasowych, będziesz w stanie wykonać wszystkie zadania i zachować spokój, nawet w przypadku bardzo dużej liczby obowiązków. Pamiętaj jednak, by czasami zmienić nieco rytm działań, by nie wpaść w rutynę, a także nie panikuj, gdy Twoje plany, z jakiegoś powodu, zostaną zburzone. W takiej sytuacji po prostu wprowadź korekty i… działaj dalej!
W stworzeniu planu dnia, pomogą Ci także planery – specjalne aplikacje na komputer czy telefon, które posiadają wbudowaną funkcję powiadomień.
Sposób nr 3 – Skup się na jednym zadaniu
Jednym z najpoważniejszych błędów, które mogą negatywnie wpłynąć na organizację pracy biurowej, jest łapanie się kilku zadań jednocześnie. Zamiast efektów, możesz liczyć w ten sposób na rozproszenie uwagi i błędy, które szybko wkradną się do każdego z rozpoczętych projektów. Skupienie uwagi tylko na jednym temacie i kończenie zadań przed rozpoczynaniem innych, pozwoli Ci utrzymać maksymalną efektywność pracy.
Sposób nr 4 – Dziel większe zadania na mniejsze
Jeżeli musisz zmierzyć się z wielkim projektem, który nie pozwoli Ci zachować skupienia przez wiele godzin, podziel go na części i rozłóż na kilka dni. Pamiętaj jednak, by było to przemyślane i by Twoja uwaga nie została rozproszona na kilka rzeczy jednocześnie (patrz poprzedni punkt).
Sposób nr 5 – Zadbaj o porządek na stanowisku pracy. Dobra organizacja pracy to podstawa.
Porządek na własnym biurku powoduje, że organizacja pracy jest lepsza. Podobnie, jak Twoje samopoczucie. Posprzątaj! Umieść wszystko na swoim miejscu, a te najbardziej potrzebne narzędzia i przedmioty postaw tak, by były na wyciągnięcie ręki. Usuń też wszystko, co mogłoby Cię rozpraszać, np. telefon.
[bctt tweet=”Porządek na własnym biurku powoduje, że organizacja pracy jest lepsza” username=”Maniek_ZEN”]
Sposób nr 6 – Nie rozpraszaj się
A skoro już przy rozpraszaniu jesteśmy – to największy problem wielu pracowników i przedsiębiorców. Sprawdzenie „fejsa” choć na minutę (która przeradza się w godzinę), krótka partyjka w ulubioną grę (z minuty robi się godzina) albo rozmyślanie na temat dzisiejszego obiadu (które może trwać naprawdę długo!). Wszystko to sprawia, że Twoja organizacja pracy biurowej przestaje istnieć. A ty nie wykonujesz swoich zadań, stresujesz się i przekładasz wszystko na kolejny dzień. Dlatego, choć nie jest to łatwe, skup się na pracy!
Sposób nr 7 – Nie zapomnij o przerwach
Skupienie skupieniem, ale przecież każdy umysł potrzebuje odpoczynku. Najlepiej więc włącz Face… Nie, nie! Najlepiej więc zorganizuj sobie krótki, kilkunastominutowy spacer. Nie zburzy on Twojego planu dnia, a jedynie sprawi, że po powrocie będziesz znowu mieć siły do pracy.
Organizacja pracy biurowej – to proste!
Wystarczy kierować się naszymi poradami, aby zauważyć efekty w naprawdę krótkim czasie. Pewne rzeczy są też kwestią przyzwyczajeń, które po kilku tygodniach wejdą Ci w krew. Dzięki temu będziesz działać automatycznie, co znacząco wpłynie na jakość wykonywanej przez Ciebie pracy. Aby organizacja pracy była wzorowa, wystarczy tylko odrobina wiedzy, odpowiednie narzędzia i silna wola – warto pracować szczególnie nad tą ostatnią!
A jakie Ty posiadasz sposoby na lepszą organizację pracy? Podziel się z nami – być może będą pomocne innym pracownikom lub przedsiębiorcom!
Chcesz być lepiej zorganizowany i bardziej skuteczny? Poznaj nasze szkolenia z obszaru „Efektywność pracy i organizacji„.
Redakcja MTConsulting
Bardzo fajny wpis, widziałem ostatnio podobne artykuły i ten się wyróżnia na tle innych oraz jest wart uwagi. Konkretnie objaśniony temat. Bardzo przyjemnie się go czyta. Czekam na takich więcej :)
Dziękujemy i cieszymy się, że się podobał. Organizacja pracy w dzisiejszych czasach jest coraz ważniejszą kompetencją. :)