Każdy z nas uwielbia swoją bezpieczną, przytulną strefę bezpieczeństwa. Trudno ją opuścić nawet wtedy, gdy robi się za ciasna albo kiedy jej sufit właśnie zawala nam się na głowę. Czasami jednak wyważenie drzwi albo wybicie okien takiej strefy jest niezbędne. Wprowadzanie zmian w swoim życiu lub funkcjonowaniu firmy może bowiem okazać się jedynym rozwiązaniem, które pozwoli zrobić krok do przodu. Sprawdźmy zatem, jak powinno wyglądać zarządzanie zmianą w organizacji i czy rzeczywiście istnieją metody, które umożliwią ich skuteczne wdrożenie!

Zarządzanie zmianą w organizacji – a komu to potrzebne?

Osoby kierujące organizacją, w szczególności przedsiębiorcy, którzy stoją za sterami małych i średnich firm, to często ludzie omijający wszelkie potencjalne zmiany szerokim łukiem. Nierzadko zdarza im się kierować organizacją bez jakichkolwiek zmian na przestrzeni kilkunastu, a nawet kilkudziesięciu lat i utrzymywać się na powierzchni, pomimo że wokół nich pływają wygłodniałe rekiny (konkurencji). Zmiany są według nich niepotrzebne, bo skoro coś działa, to nie warto tego zmieniać, prawda?

Ano guzik prawda! Zarządzanie zmianami jest niezwykle istotne dla rozwoju firmy i pozwala wydobyć potencjał z danej organizacji. Zmiany są niezbędne nawet wtedy, gdy wszystko funkcjonuje, jak należy. Prawda jest taka, że jako właściciel przedsiębiorstwa zawsze powinieneś szukać sposobów na optymalizację działań i rozwój. A są one dostępne wszędzie tam, gdzie tylko się obejrzysz. Ich dostrzeżenie i wykorzystanie pozwoli Ci szybciej osiągnąć cele i zrealizować marzenia.

[bctt tweet=”Zarządzanie zmianami jest niezwykle istotne dla rozwoju firmy” username=”Maniek_ZEN”]

Dlaczego boimy się zmian?

Zmiany w organizacji są szczególnie trudne do wdrożenia, bo mogą wiązać się z pomyłką, a co za tym idzie – niemałym ryzykiem. Przedsiębiorcy obawiają się straty pracowników, mniejszych przychodów, gorszej efektywności, a w skrajnych przypadkach nawet całkowitego upadku. Jednak wprowadzanie zmian nie musi wiązać się z gruntownym przemodelowaniem funkcjonowania organizacji, ale drobnymi modyfikacjami, które usprawnią funkcjonowanie firmy. W każdym przypadku należy robić to z rozwagą i dokładnością.

Sprawdźmy zatem, jak powinno wyglądać zarządzanie zmianą w organizacji. Niezależnie od tego, czy mówimy o chęci rozwoju dobrze funkcjonującego przedsiębiorstwa, czy fatalnie działającego biznesu, który niezgrabnym krokiem zbliża się ku przepaści.

10 wskazówek, dzięki którym skutecznie wprowadzisz zmiany w organizacji

1. Zarządzanie zmianą. Zacznij od siebie…

Wielu z nas chce zmieniać wiele – swój biznes, świat, innych ludzi. Niestety, tak jak nie rozpoczyna się niedzielnego obiadu od deseru, tak nie wprowadza się zmian od końca. Początkiem Twoich działań powinno być dostrzeżenie braków swoich oraz zarządu. Jak wiadomo, „ryba psuje się od głowy” i w bardzo wielu przypadkach problemy przedsiębiorstwa albo brak rozwoju wynika właśnie z nietrafionych działań najważniejszych osób w organizacji. Przeanalizuj, jak działa zarząd, czy daje odpowiedni przykład swoim pracownikom i czy jest wystarczająco zaangażowany w rozwój firmy. Zdziwisz się, jak wiele uchybień możesz znaleźć „na górze”.

2. …i kwestii ogólnych

Zarządzanie zmianą powinno być bardzo dobrze przemyślane, dlatego też na samym początku nie powinieneś wdawać się w szczegóły, ale rozpocząć od kwestii ogólnych, które dla funkcjonowania przedsiębiorstwa w przyszłości, można nazwać fundamentalnymi. O czym mowa? Przede wszystkim o przeanalizowaniu i zaktualizowaniu celów, sprawdzeniu dotychczas realizowanej strategii i ewentualnych prób jej zmodyfikowania czy misji firmy. Być może wszelkie cele, jakie zostały obrane na początku działalności, są już nieaktualne? Albo rynkowa rzeczywistość pokazała, że należy zmienić strategię?

Dzięki rozpoczęciu wprowadzania zmian od kwestii ogólnych zyskasz wiedzę na temat dalszych kroków. Mowa tu o rozbudowie lub przebudowie konkretnych działań w firmie, szkoleniach pracowników i zarządu oraz wszelkich innych inicjatyw, które będą miały na celu rozwój przedsiębiorstwa.

3. Dokonuj analiz i wyciągaj słuszne wnioski

Zarządzanie zmianą nie byłoby możliwe, gdyby nie odpowiednia analiza aktualnej sytuacji. Musisz ocenić każdy aspekt funkcjonowania przedsiębiorstwa albo chociaż fragmentu, który miałby podlegać zmianie. Pomocne okaże się tutaj uzyskanie odpowiedzi na kilka istotnych pytań, np.:

• Jak wygląda efektywność pracowników i co zrobić, aby była wyższa?
• Czy pracownicy i zarząd dysponują odpowiednimi umiejętnościami, niezbędnymi do rozwoju przedsiębiorstwa?
• Jak kształtują się przychody firmy i co zrobić, aby były wyższe?
• Czy w organizacji panuje dobra atmosfera i czy ma to wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa?
• Czy podział obowiązków jest jasny i adekwatny do zajmowanych przez pracowników stanowisk?
• Jak przebiega realizacja najważniejszych projektów / obsługa kluczowych klientów?

Oczywiście pytań tych może być więcej. W zależności od tego, jaki rodzaj firmy prowadzisz i jakie zmiany w organizacji będą potrzebne. Przyjrzyj się wszystkiemu dokładnie i dopiero potem działaj!

4. Informuj o zmianach

Zarówno zarząd, jak i pracownicy muszą być informowani o zmianach w firmie, jej nowych priorytetach czy modyfikacjach strategii. Bez tego może dojść do nieporozumień i problemów w realizacji zadań. Zadbaj o to, aby każdy był poinformowany nie tylko o swoich nowych celach / zadaniach, ale też zmianach w sposobie funkcjonowania firmy (nowe zasady, działy, stanowiska pracy itd.).

[bctt tweet=”Zarówno zarząd, jak i pracownicy muszą być informowani o zmianach w firmie, jej nowych priorytetach czy modyfikacjach strategii” username=”Maniek_ZEN”]

5. Konsultuj zmiany z innymi

Jesteś liderem, co nie oznacza, że musisz samodzielnie podejmować decyzje. Masz do pomocy wielu mądrych ludzi – zarówno w zarządzie, jak i wśród pracowników. Dlatego poznaj ich punkt widzenia, a także zaprezentuj swój i pozwól innym wyrazić opinie na ten temat. Dzięki temu nie tylko zyskasz cenne wskazówki, ale i sprawisz, że inni członkowie organizacji poczują się docenieni.

6. Działaj stopniowo

Zarządzanie zmianami powinno być przemyślane i stopniowe. Musi to być ewolucja, a nie rewolucja. W przeciwnym razie możesz stracić kontrolę nad całym procesem albo doprowadzić do niedoinformowania i problemów ze zrozumieniem nowego sposobu działania – zarówno wśród pracowników, jak i zarządu. Przystosowując wszystkich członków organizacji do zmian, dasz im czas na zaadaptowanie się do nowych warunków, a tym samym – umożliwisz jeszcze skuteczniejsze działanie.

[bctt tweet=”Zarządzanie zmianami powinno być przemyślane i stopniowe” username=”Maniek_ZEN”]

7. Zarządzanie zmianą. Zmieniaj indywidualnie…

Pamiętaj, że organizacje tworzą jednostki i to właśnie jednostki najbardziej odczuwają zmiany. Dlatego też poświęć każdemu z pracowników chwilę, aby wyjaśnić mu ideę zmian oraz zaprezentuj mu jego udział w całym procesie. Zadbasz w ten sposób o pełne doinformowanie i efektywność pracownika, a dodatkowo zwiększysz jego motywację do działania.

8. …ale i grupowo

Jednostka w organizacji jest równie ważna, jak cały dział odpowiedzialny za konkretne prace. Dlatego też nie zapomnij, aby wprowadzać zmiany także w obrębie całych grup pracowników i wyznaczać im cele oraz zadania osobno. W końcu inne będą zmiany w pionie handlowym, a inne w produkcji czy obsłudze klienta. Zespół musi wiedzieć, czego oczekujesz i poznać sposoby realizacji nowych celów.

9. Zarządzanie zmianą. Bądź gotów na problemy

Pamiętaj, że zarządzanie zmianą w organizacji może wiązać się z problemami. Czasami nie da się ich uniknąć i nie wszystko musi zadziałać od pierwszej chwili. Grunt to zachować w takiej sytuacji cierpliwość oraz jasność umysłu. Być może trzeba przeczekać chwilę, aby nowy trybik zaczął pracować jak należy albo dokonać drobnych modyfikacji? Musisz być gotowy na wszystko i reagować tak, jak przystało na lidera.

10. Utrzymaj zmiany

Czasami wprowadzanie zmian jest bardzo proste, jednak utrzymanie ich efektu okazuje się dużo większym wyzwaniem. Dlatego też musisz obserwować to, czy nowe cele są właściwie realizowane, czy pracownicy nie powracają do starych nawyków albo, czy kierownicy prawidłowo nadzorują zespołami. Trzymając rękę na pulsie i zdając sobie sprawę z tego, że zmiana jest efektywna tylko wtedy, gdy daje korzyść na stałe, a nie tylko krótką chwilę, masz możliwość osiągnąć upragniony sukces. Pamiętaj – działaj zawsze cierpliwie, rozważnie i w pełni świadomie!

Zarządzanie zmianą w organizacji – naucz się robić to skutecznie!

Oczywiście zarządzanie zmianą nie jest tak proste, jak mogłoby się wydawać. Wymaga wiedzy, cierpliwości oraz intuicji. Jeżeli chcesz zgłębić tę tematykę i jednocześnie zwiększyć swoje szanse na skuteczniejsze wprowadzanie zmian, zapisz się na jedno z naszych szkoleń z zarządzania zmianą, dzięki któremu zdobędziesz zarówno wiedzę teoretyczną, jak i praktyczną. Z nią Twoje szanse na powodzenie i rozwój organizacji będą zdecydowanie większe!

Maciej Wiśniewski
Redakcja MTConsulting