Prowadzenie rozmów z innymi ludźmi i osiąganie porozumienia jest dla wielu z nas czymś zupełnie oczywistym. Praktyka pokazuje jednak, że mało kto jest w stanie efektywnie komunikować się z drugim człowiekiem – czy to na płaszczyźnie życia prywatnego, czy też zawodowego. Komunikacja interpersonalna to temat rzeka, którego zgłębienie może… odmienić Twoje życie. Zyskasz bowiem wiedzę na temat tego, jak i co mówić w określonych sytuacjach, w jaki sposób panować nad gestami czy mimiką i w końcu – jak przełamywać wszelkie bariery komunikacyjne.

Komunikacja interpersonalna – niezbędna w codziennym życiu

Każdy z nas, choćby podświadomie, pragnie zostać zauważony i słuchany – zarówno w domu, jak i w pracy. Pragniemy mówić i zachowywać się w taki sposób, by inni chcieli podjąć rozmowę albo zainteresowali się tym, co mówimy. Dzięki temu powstaje więź, której człowiek – jako istota społeczna – tak bardzo potrzebuje. Choć często nie zdaje sobie z tego sprawy. Komunikacja interpersonalna, jako proces przekazywania i otrzymywania informacji w bezpośrednim kontakcie z inną osobą, ma na celu tworzenie relacji i wzajemnego zrozumienia. Jest więc kwestią bardzo istotną, mającą wpływ na nasz rozwój, samopoczucie i efektywność w realizowaniu życiowych celów. Niestety, nie zawsze komunikacja ta jest prosta, a jej złożoność sprawiła, że stała się obiektem zainteresowania językoznawców oraz psychologów – dlatego też określiliśmy ją na początku jako „temat rzeka”.

Komunikacja interpersonalna, jako proces przekazywania i otrzymywania informacji w bezpośrednim kontakcie z inną osobą Click To Tweet

Skuteczna komunikacja interpersonalna – co warto o niej wiedzieć?

Komunikowanie interpersonalne obejmuje dwie strony – nadawcę i odbiorcę. Nadawca rozpoczyna proces komunikacji, wysyłając komunikat do odbiorcy. Jego zadaniem jest takie przekazanie informacji, aby była ona zrozumiana przez nadawcę. Ten z kolei musi odczytać komunikat – w tym celu niezbędne jest zrozumienie symboli, przekazywanych przez nadawcę oraz zrozumienie jego intencji, co często stanowi spory problem. Kiedy to się uda, możemy mówić o udanej komunikacji międzyludzkiej.

Komunikacja interpersonalna. Komunikujemy się z innymi aby:

• Wymienić informacje.
• Wyrazić swoje myśli, uczucia i pragnienia.
• Zaspokajać swoje codzienne potrzeby.
• Uzyskać pomoc.
• Określić swój stosunek do innej osoby.
• Wydać polecenie lub wspólnie wykonać zadanie.
• Wyrazić siebie.

Komunikacja międzyludzka jest procesem społecznym. Jest skuteczna tylko wtedy, gdy zachodzi z udziałem co najmniej dwóch osób. Jest przy tym procesem bardzo dynamicznym i kreatywnym, w którym uczestnicy szybko reagują na komunikaty i poznają otaczający ich świat. To również proces nieuchronny, trwający przez całe życie człowieka, za pośrednictwem którego tworzą się stosunki interpersonalne.

Efektywna komunikacja a prowadzenie działalności gospodarczej

Znamy już podstawy tego, czym jest komunikacja interpersonalna, dlatego możemy pójść o krok dalej. Okazuje się bowiem, że komunikacja ma ogromny wpływ nie tylko na życie społeczne jednostki, ale również prowadzenie firmy. Ma wpływ zarówno na postrzeganie i wizerunek przedsiębiorstwa w oczach klientów, jak i zadowolenie pracowników. Umiejętność prawidłowego przekazywania komunikatów pozwoli Ci, jako właścicielowi firmy:

• zbudować dobrą atmosferę w zespole,
• stworzyć pozytywne relacje na linii pracownik-pracodawca,
• zadbać o potrzeby swoich pracowników,
• zyskać status autorytetu i lidera w firmie,
• umiejętnie zaspokajać potrzeby klientów,
• zbudować pozytywny wizerunek przedsiębiorstwa,
• zadbać o rozwój marki i zdobywać nowych klientów.

Podobnie jak w życiu codziennym, również na płaszczyźnie zawodowej skuteczne komunikowanie się z innymi nie jest proste. Dlatego też niezbędne jest poszerzanie wiedzy i uczestnictwo w szkoleniach. Dzięki temu możliwe będzie zarówno poznanie teorii, jak i pozyskanie umiejętności praktycznych, pozwalających na prawidłowe konstruowanie oraz odczytywanie komunikatów – w różnych sytuacjach i w kontaktach z różnymi ludźmi.

Komunikacja interpersonalna: werbalna i niewerbalna

Mówiąc o komunikacji interpersonalnej, nie sposób pominąć tematu form komunikacji. Mają one bowiem nadrzędny wpływ na to, jak skuteczna będzie komunikacja, a także to, jak tworzyć komunikaty, by były one zrozumiałe dla odbiorcy. Podstawowy podział to ten na komunikację werbalną i niewerbalną. Czym się różnią i jakie są ich podstawowe cechy? 

Komunikacja werbalna

Inaczej – komunikacja słowna, to fundament naszego codziennego kontaktu z innymi ludźmi. Podstawowym elementem, który odpowiada za zrozumienie komunikatów, jest w tym przypadku język, jakim posługują się nadawca i odbiorca. Aby komunikaty były zrozumiałe, obie strony muszą posługiwać się takim samym językiem.

W kontekście komunikacji werbalnej mówimy o komunikacji ustnej oraz pisemnej. Ustna ma przewagę nad pisemną, ponieważ wraz z nią zwykle mamy do czynienia również z komunikatami niewerbalnymi. Dzięki temu daje większy wachlarz możliwości w zakresie przekazywania informacji oraz emocji. Niestety – ma również kilka wad. Należą do nich m.in. konieczność błyskawicznego formułowania myśli, co może wpływać na porządek zdań, mieszania faktów z opiniami czy wyolbrzymiania pewnych kwestii.

Komunikacja pisemna, choć pozbawiona elementów niewerbalnych, jest zwykle dużo bardziej uporządkowana. Nadawca ma więcej czasu na sformułowanie myśli czy przeanalizowanie komunikatu, który otrzymał od rozmówcy. Posiada jednak kilka wad, np. konieczność dłuższego oczekiwania na odpowiedź albo brak możliwości wyrażenia głębszych emocji. W obrębie Internetu problem ten miały rozwiązać „emotikony”, ale często, zamiast pomóc, jeszcze bardziej komplikują komunikaty.

Komunikacja niewerbalna

Choć większość osób uważa, że to komunikacja werbalna jest tą zdecydowanie najważniejszą, rzeczywistość okazuje się nieco bardziej skomplikowana. Okazuje się bowiem, że aż 65% przekazywanych przez nas komunikatów ma charakter niewerbalny. Świadomość tego i umiejętność stosowania oraz odczytywania gestów w rozmowie ma więc ogromny wpływ na skuteczność komunikacji czy zrozumienie intencji rozmówcy.

Co składa się na komunikację niewerbalną? Przede wszystkim:

• gestykulacja,
• mimika,
• kontakt fizyczny,
• pozycja ciała,
• tonacja głosu,
• dystans między rozmówcami,
• kontakt wzrokowy.

To oczywiście tylko niektóre z elementów, które mają ogromny wpływ na to, czy komunikacja interpersonalna jest skuteczna. To, jak układamy ręce, jak patrzymy na rozmówcę czy jak daleko stajemy, ma duże znaczenie i wiele mówi o stosunku między nadawcą a odbiorcą. Dzięki gestykulacji zastępujemy zdania, ilustrujemy sytuacje, okazujemy emocje, łagodzimy napięcie, wpływamy na odbiorcę i pokazujemy swoje zdenerwowanie. Umiejętność zapanowania nad wszelkimi sygnałami niewerbalnymi pozwala wzmocnić przekazywane komunikaty i łatwiej przekazywać pewne informacje lub też je ukrywać.

Jakie bariery komunikacyjne napotkasz na swojej drodze?

Aby zyskać wiedzę na temat tego, jak skuteczniej komunikować się z innymi, niezbędne jest zrozumienie tego, co może stać na przeszkodzie do osiągnięcia porozumienia. Mowa tutaj o barierach komunikacyjnych, przez które rozmówca może stracić ochotę na rozmowę, stać się agresywny lub przyjąć postawę obronną. Jakie są najczęstsze bariery komunikacyjne i w jaki sposób możemy sobie z nimi poradzić?

1. Różnice językowe

To bariera, którą zna każdy z nas. Ilekroć usłyszymy obcy język, nie jesteśmy w stanie zrozumieć skierowanych do nas komunikatów. A jak wspomnieliśmy wcześniej, posługiwanie się tym samym językiem przez obu rozmówców jest absolutnie niezbędne do tego, aby powstała skuteczna komunikacja interpersonalna. Co więcej – problemem może być tu również posługiwanie się żargonem. Starsza osoba będzie miała problem ze zrozumieniem nastolatka. Co więcej trudnościami mogą okazać się również regionalizmy, które nie zawsze są zrozumiałe dla ogółu.

Jak pokonać tę barierę? Oczywiście mówiąc w tym samym języku, a także stosując prosty język, a w razie potrzeby, wyjaśniając niezrozumiałe słowa czy sformułowania.

2. Szumy komunikacyjne

Wszelkie czynniki, które mają wpływ na zrozumienie komunikatu. Mogą to być zarówno hałas, jak i zaburzenia mowy.

Jak pokonać tę barierę? Pozbywając się źródła szumu (np. zamykając okno w pomieszczeniu, gdy hałas dobiega z zewnątrz) albo eliminując wady wymowy, np. poprzez wizyty u logopedy.

3. Odmienne postrzeganie rzeczywistości

Każdy z nas ma różne doświadczenia, zasady i poziomy wiedzy w różnych dziedzinach. Wszystko to może wpływać na skuteczność komunikacji. Wynika to z tego, że inaczej rozumiemy konkretne komunikaty i w związku z tym nie jesteśmy w stanie dojść do porozumienia.

Jak pokonać tę barierę? Należy lepiej poznać rozmówcę, postawić się w jego sytuacji albo – w razie potrzeby – wytłumaczyć mu komunikat innymi słowami.

4. Niespójność komunikatów werbalnych i niewerbalnych

Jeżeli to, co mówimy, nie pasuje do tego, jak się zachowujemy albo wyglądamy, może dojść do problemów komunikacyjnych. Przykładowo szef korporacji, wydający polecenia swoim pracownikom w dresie, może nie wywrzeć odpowiedniego wpływu na swój zespół.

Jak pokonać tę barierę? Dostosowując komunikaty werbalne do niewerbalnych. Często niezbędna jest tutaj wiedza odnośnie do tego, jak zachowywać się w danej sytuacji.

5. Nadmiar emocji

Emocje bardzo często są złym doradcą, a ich nadmiar może spowodować problemy z komunikacją międzyludzką. Gniew, złość, zazdrość, zawiść, a nawet nadmierna radość czy euforia, uniemożliwią często przekazywanie racjonalnych komunikatów.

Jak pokonać tę barierę? Opanowując emocje. Zarówno te negatywne, jak i pozytywne. Niezbędne mogą okazać się też zrozumienie własnych emocji oraz umiejętność odczytania emocji rozmówcy. W ten sposób łatwiej będzie przekazać odpowiedni komunikat.

6. Nadmiar informacji

Kiedy informacji, jakie przekazujemy albo jakie przekazywane są nam, jest zbyt dużo, może dojść do braku zrozumienia komunikatu. Zbyt wiele komunikatów zlewa się w jeden, a odbiorca zapamiętuje tylko niektóre informacje.

Jak pokonać tę barierę? Dbając o odpowiednie dozowanie informacji, przekazywanie komunikatów powoli i oddzielnie, a nie wszystkich na raz. Warto też pytać odbiorcę, czy wszystko zrozumiał i zapamiętał, a jeżeli tak się nie stało, należy powtórzyć daną informację.

7. Brak zaufania

Nie zawsze ufamy osobie, z którą rozmawiamy. Często w wyniku doświadczeń pozyskanych z wcześniejszych kontaktów, a czasami w wyniku błędów postrzegania. Bez zaufania do rozmówcy nie ma możliwości osiągnięcia efektywnej komunikacji, a odbiorca zamiast skupić się na tym, co mówi do niego rozmówca, będzie dążył do jak najszybszego zakończenia dialogu.

Jak pokonać tę barierę? Opierając się wyłącznie na faktach i lepiej poznając rozmówcę – często pierwsze wrażenie okazuje się mylne.

Bez zaufania do rozmówcy nie ma możliwości osiągnięcia efektywnej komunikacji Click To Tweet

8. Stereotypy

W wielu przypadkach krzywdzące stereotypy na temat danej społeczności, narodowości czy konkretnej osoby powodują, że człowiek nie jest w stanie nawiązać z drugą stroną skutecznej, równorzędnej komunikacji. Dochodzi do umniejszania rozmówcy, bagatelizowania jego słów, a nawet obrażania.

Jak pokonać tę barierę? Przede wszystkim unikając oceniania książki po okładce. A tak jak w przypadku braku zaufania, kierując się wyłącznie faktami.

Jak dogadywać się z innymi? 10 najważniejszych wskazówek!

Komunikacja interpersonalna. Po pierwsze – nie oceniaj

Często widząc pierwszy raz daną osobę, oceniamy jej wygląd, zachowanie i kreujemy wyobrażenia na jej temat, które w 99 procentach nie będą prawdziwe. Oceniając i kierując się stereotypami, tworzymy w swojej głowie niewłaściwy obraz osoby, a co za tym idzie – jesteśmy do niej uprzedzeni jeszcze przed pierwszym kontaktem. A to może bardzo negatywnie wpłynąć na rozmowę i sprawić, że efektywna komunikacja nie będzie możliwa. Warto więc uwolnić się od tego rodzaju myśli i skupić na faktach, które szybko pojawią się w trakcie rozmowy.

Komunikacja interpersonalna. Po drugie – nie bój się mówić o sobie

Mówienie o swoich spostrzeżeniach, wrażeniach i emocjach jest bardzo istotne, ponieważ pozwala nawiązać nic porozumienia, a także wymienić poglądy. Mówiąc o sobie, pozwalasz drugiej stronie na poznanie siebie, co znacznie skraca dystans – niezależnie od tego, czy mówimy tu o rozmowie prywatnej, czy zawodowej. Nie przeszarżuj jednak! Daj również dojść do głosu swojemu rozmówcy, bo w przeciwnym razie możesz wyjść na egoistę.

Komunikacja interpersonalna. Po trzecie – twórz atmosferę zaufania

Poczucie bezpieczeństwa i wzajemnego zaufania to absolutny fundament skutecznego komunikowania się. Nie zamykaj się więc w sobie i dawaj do zrozumienia rozmówcy, że może on czuć się swobodnie w Twoim towarzystwie. Odwdzięczy się tym samym, dzięki czemu również i Ty zyskasz większą swobodę w trakcie rozmowy.

Komunikacja interpersonalna. Po czwarte – bądź spontaniczny

Tworzenie planów rozmowy, strategii i zastanawianie się nad tym, jak będzie przebiegał dialog to krok do tego, by popaść w schematy i zatracić autentyczność, która tak bardzo zbliża ludzi. Oczywiście w wielu przypadkach odpowiednie przygotowanie jest bardzo istotne, jednak spróbuj zachować choć cząstkę spontaniczności. Wyjdzie to na dobre relacjom z rozmówcą.

Komunikacja interpersonalna. Po piąte – próbuj rozwiązać problem

W wielu rozmowach przychodzi taki moment, w którym pojawia się problem. Możesz mu się poddać albo zrzucić odpowiedzialność za jego rozwiązanie rozmówcy, ale dużo lepszym rozwiązaniem jest podjęcie rękawicy i dążenie do samodzielnego poradzenia sobie z sytuacją. Najlepiej w porozumieniu z rozmówcą. Wystarczy znaleźć kilka alternatyw i sposobów, które będą korzystne dla obu stron (albo które nie doprowadzą do nadmiernych strat – ani Twoich, ani Twojego rozmówcy).

Komunikacja interpersonalna. Po szóste – bądź empatyczny

Pamiętaj, że Twoim rozmówcą jest taki sam człowiek jak Ty – również posiadający problemy, uczucia i własne poglądy, które powinieneś uszanować. Zachowaj więc empatię i próbuj postawić się w jego sytuacji. Pomoże Ci to lepiej zrozumieć jego tok myślenia, co z kolei zdecydowanie zwiększy szansę na rozwiązanie problemu.

Komunikacja interpersonalna. Po siódme – nie wywyższaj się

Komunikacja międzyludzka powinna być równorzędna – niezależnie od sytuacji, w jakiej się znajdziesz. Najgorsze uczucie to takie, gdy zauważalne jest poczucie wyższości nad Tobą drugiej strony. Czujesz się wtedy niepewnie i najchętniej znalazłbyś wyście awaryjne z tej rozmowy. Dlatego nigdy nie dawaj swojemu rozmówcy odczuć, że czujesz się lepszy od niego – nawet w sytuacji, gdy jesteś wyżej w hierarchii. A najlepiej, byś po prostu się tak nie czuł, bo to egoistyczne i niemądre.

nigdy nie dawaj swojemu rozmówcy odczuć, że czujesz się lepszy od niego Click To Tweet

Komunikacja interpersonalna. Po ósme – utrzymuj kontakt wzrokowy

Patrząc w oczy rozmówcy, dajesz mu do zrozumienia, że jego słowa interesują Cię i chcesz kontynuować rozmowę. Pokazujesz też swoją odwagę i skupienie. Odwracanie wzroku albo opuszczanie głowy podczas odpowiedzi na pytanie może spowodować, że staniesz się mniej wiarygodny w oczach rozmówcy. Pamiętaj jednak, by nie wgapiać się w rozmówcę przez cały czas, bo może stać się to niekomfortowe dla rozmówcy. Maksymalny czas patrzenia w oczy nie powinien przekraczać 10 sekund.

Komunikacja interpersonalna. Po dziewiąte – mów wyraźnie

Banalne? Być może, jednak z pewnością wiesz, że nie wszyscy zwracają na to uwagę – nie otwierają w pełni ust podczas wypowiadania słów, mówią za cicho, zbyt szybko itd. A to może powodować bardzo duże problemy komunikacyjne. Dlatego zwracaj uwagę nie tylko na to, co mówisz, ale też jak to robisz. Wszystko to z szacunku dla swojego rozmówcy.

Komunikacja interpersonalna. Po dziesiąte – naucz się słuchać

I na końcu to, o czym wielu zapomina – efektywne słuchanie. Pozwól innym mówić, daj im wyrażać swoje poglądy i przyjmuj je ze zrozumieniem. Wtedy możesz liczyć na to, że rozmówcy będą odwdzięczać się tym samym, a komunikowanie interpersonalne będzie w codziennym życiu o wiele łatwiejsze.

Efektywna komunikacja interpersonalna – naucz się jej!

Zdobywanie umiejętności komunikacyjnych to proces, który może trwać bardzo długo. Ty jednak możesz go przyspieszyć, np. korzystając z naszych szkoleń z komunikacji, dotyczących zarówno komunikacji interpersonalnej, jak i asertywności w kontaktach z innymi ludzi. Dzięki temu łatwiej osiągniesz swoje cele – zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym!

Maciej Wiśniewski
Redakcja MTConsulting