Rok 2026 przyniósł najgłębszą reformę Krajowego Funduszu Szkoleniowego od jego powstania w 2014 roku. Nowa ustawa o rynku pracy zmieniła praktycznie wszystko – od poziomu dofinansowania i sposobu składania wniosków po katalog osób uprawnionych do korzystania ze środków. Jeśli planujesz sfinansować szkolenia dla swojego zespołu (lub dla siebie jako przedsiębiorcy) z KFS w 2026 roku, musisz poznać nowe zasady – bo stare przestały obowiązywać.
W tym artykule znajdziesz kompletne zestawienie zmian, ich praktyczne konsekwencje i konkretne wskazówki, jak się do nich przygotować. Jeśli szukasz ogólnych informacji o tym, czym jest KFS i jak uzyskać dofinansowanie na szkolenia – zacznij od naszego kompletnego przewodnika po Krajowym Funduszu Szkoleniowym →.
Data ostatniej aktualizacji: 5.03.2026
Nowa podstawa prawna – co zastąpiło starą ustawę
Dotychczasowa ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy z 2004 roku została zastąpiona nowym aktem prawnym. To nie jest nowelizacja ani kosmetyczna poprawka – to zupełnie nowa regulacja, która zmienia filozofię i mechanikę KFS.
Trzy akty prawne, które kształtują KFS od 2026 roku:
- Ustawa z 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. 2025, poz. 620) – artykuły 125–133 regulują KFS. To główna podstawa prawna, zastępująca ustawę z 2004 r.
- Rozporządzenie MRPiPS z 25 listopada 2025 r. w sprawie KFS (Dz.U. 2025, poz. 1641) – szczegółowe zasady wnioskowania, oceny merytorycznej i rozliczania środków.
- Wytyczne MRPiPS dla urzędów pracy (styczeń 2026, aktualizacja luty 2026) – interpretacje, wzory dokumentów i dobre praktyki. Nie są przepisami prawa, ale w praktyce wyznaczają sposób działania PUP.
Co to oznacza dla Ciebie? Wszystkie poradniki, szablony wniosków i instrukcje oparte na starej ustawie są nieaktualne. Dotyczy to również wielu artykułów i materiałów dostępnych w internecie, które wciąż opisują zasady sprzed reformy.
12 najważniejszych zmian w KFS 2026
Poniżej zestawienie zmian, które bezpośrednio wpływają na to, jak pracodawcy i przedsiębiorcy korzystają z KFS. Tabela porównuje stary i nowy model w kluczowych aspektach.
Aspekt | Do 2025 (stary model) | Od 2026 (nowy model) |
Formularz wniosku | Papierowy lub elektroniczny (zależnie od PUP) | Wyłącznie elektroniczny – jednolity PSZ-KFS przez praca.gov.pl |
Wzór wniosku | Różny w każdym PUP | Jeden wzór PSZ-KFS w całej Polsce |
Dofinansowanie (mikro, do 9 FTE) | Do 100% | Do 90% – wkład własny min. 10% |
Dofinansowanie (10+ FTE) | Do 80% | Do 70% – wkład własny min. 30% |
Limit na uczestnika | 300% przeciętnego wynagrodzenia | 200% (17 807,12 zł w 2026 r.) |
Roczny limit na wnioskodawcę | Brak formalnego limitu | 4×/8×/12×/14× przeciętnego wynagrodzenia (zależnie od FTE) |
Realizator szkoleń | RIS lub BUR | Wyłącznie BUR (z certyfikatem jakości) |
Kto może korzystać | Pracodawcy + pracownicy | + JDG bez pracowników + osoby na umowach cywilnoprawnych |
Warunek składek na FP | Brak formalnego wymogu | Min. 6 miesięcy opłacania składek przed wnioskiem |
Utrzymanie zatrudnienia | Różne, w zależności od PUP | Minimum 3 miesiące po szkoleniu – sankcja: zwrot środków + roczne wykluczenie |
Negocjacje PUP–wnioskodawca | Możliwe (PUP mógł obcinać kwoty) | Zlikwidowane – PUP może zatwierdzić wniosek w części |
System priorytetów | ~14 priorytetów (dwie pule) | Max 8: 4 ogólnopolskie + do 3 wojewódzkie + 1 powiatowy |
Poniżej rozwijam te zmiany, które wymagają dodatkowego wyjaśnienia.
Niższe dofinansowanie i obowiązkowy wkład własny
Dotychczas mikroprzedsiębiorcy mogli uzyskać nawet 100% dofinansowania – bez wkładu własnego. Od 2026 roku każdy wnioskodawca musi dopłacić z własnych środków: minimum 10% (przy zatrudnieniu do 9 FTE) lub 30% (przy 10 i więcej FTE).
W praktyce zmiana ta najbardziej dotyka mikrofirm, które przyzwyczaiły się do pełnego finansowania. Z drugiej strony – nawet 10% wkładu własnego przy szkoleniu za 5 000 zł to zaledwie 500 zł. Nadal jest to jedno z najbardziej atrakcyjnych dofinansowań na rynku.
Roczne limity na wnioskodawcę – nowość, której wcześniej nie było
Nowa ustawa wprowadza roczne pułapy dofinansowania, powiązane z wielkością firmy. Wcześniej takie limity nie istniały na poziomie ustawowym (choć PUP-y stosowały własne ograniczenia).
| Zatrudnienie (FTE) | Roczny limit z KFS | W praktyce |
| 0–9 FTE (JDG + mikro) | 35 614 zł | Kilka szkoleń w roku dla siebie i pracowników |
| 10–49 FTE | 71 228 zł | 2–3 projekty szkoleniowe rocznie |
| 50–249 FTE | 106 843 zł | Szkolenia dla kilku zespołów |
| 250+ FTE | 124 650 zł | Większe programy, ale relatywnie niższy limit per capita |
Nie musisz wykorzystać całego limitu jednorazowo. Możesz składać wnioski w kolejnych naborach (o ile będą dostępne), dopóki nie wyczerpiesz rocznego pułapu.
Pamiętaj też, że poszczególne PUP mogą wprowadzać dodatkowe, niższe limity w regulaminie naboru – np. max 2 uczestników na wniosek czy max 20 000 zł na firmę. Te ograniczenia sprawdzisz dopiero po opublikowaniu komunikatu lub ogłoszenia o naborze wniosków przez Twój urząd pracy.
Elektroniczny wniosek PSZ-KFS od 2026 roku – koniec z papierem
Od 2026 roku istnieje jeden, jednolity formularz wniosku PSZ-KFS, składany wyłącznie przez portal praca.gov.pl. Wnioski papierowe, przez ePUAP, e-mail czy e-Doręczenia nie są rozpatrywane.
To duża zmiana operacyjna. Potrzebujesz konta na portalu praca.gov.pl i podpisu elektronicznego (Profil Zaufany, kwalifikowany podpis lub e-dowód). Wniosek składasz do PUP właściwego ze względu na siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności.
Sam formularz jest rozbudowany – składa się z siedmiu sekcji obejmujących dane wnioskodawcy, koszty, terminy, dane uczestników z indywidualnymi uzasadnieniami, dane realizatorów z porównaniem cenowym oraz oświadczenia. Do tego dochodzą obowiązkowe załączniki: formularz de minimis, program kształcenia i wzór certyfikatu. Poszczególne PUP-y mogą wymagać dodatkowych dokumentów.
Jedna zmiana techniczna, o której mało kto mówi: godzina dydaktyczna we wniosku KFS trwa 45 minut, nie 60. Ma to bezpośrednie przełożenie na kalkulację liczby godzin i kosztu za osobogodzinę wykazywanego we wniosku.
Wymóg wpisu do BUR – koniec Rejestru Instytucji Szkoleniowych
Dotychczasowy Rejestr Instytucji Szkoleniowych (RIS) został zamknięty 31 grudnia 2025. Od 2026 roku szkolenia finansowane z KFS mogą realizować wyłącznie podmioty wpisane do Bazy Usług Rozwojowych (BUR), prowadzonej przez PARP (Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości). Wpis do BUR wymaga posiadania certyfikatu jakości (np. SUS 2.0/3.0, ISO 9001).
Dla pracodawców oznacza to jedno: zanim wybierzesz firmę szkoleniową, sprawdź, czy ma aktualny wpis do BUR. Brak wpisu = wniosek odrzucony na etapie formalnym, bez względu na jakość merytoryczną.
Obowiązek utrzymania zatrudnienia – minimum 3 miesiące
Dotychczas nie było formalnego obowiązku utrzymania pracownika po szkoleniu. Nowa ustawa wprowadza wymóg 3-miesięczny: pracodawca musi utrzymać zatrudnienie uczestnika szkolenia przez 3 miesiące od zakończenia kształcenia. W przypadku JDG – minimum 3 miesiące nieprzerwanego prowadzenia działalności.
Sankcje za naruszenie są poważne: zwrot środków z odsetkami (w ciągu 30 dni od wezwania) plus roczne wykluczenie z KFS. Wyjątki dotyczą jedynie zwolnień dyscyplinarnych (art. 52 Kodeksu Pracy) i zwolnień monitorowanych.
JDG i zleceniobiorcy – nowi beneficjenci KFS
To jedna z najbardziej pozytywnych zmian. Do 2025 roku osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą bez pracowników nie miały formalnego dostępu do KFS. Od 2026 roku JDG bez pracowników mogą wnioskować o dofinansowanie własnego kształcenia – z limitem do 90% kosztów (0 FTE mieści się w progu mikroprzedsiębiorcy).
Podobnie osoby na umowach cywilnoprawnych (zlecenie, o dzieło) mogą teraz być uczestnikami szkoleń finansowanych z KFS – pod warunkiem, że wniosek składa ich zleceniodawca.
Kto zyskał, a kto stracił na reformie KFS 2026
Reforma KFS 2026 nie jest jednoznacznie korzystna ani niekorzystna – zależy od perspektywy. Poniżej analiza z punktu widzenia poszczególnych grup.
JDG bez pracowników – wyraźny zysk
Wcześniej: brak formalnego dostępu do KFS. Teraz: dofinansowanie do 90%, roczny limit 35 614 zł. Dla samozatrudnionych, freelancerów, konsultantów i mikroprzedsiębiorców to nowe źródło finansowania rozwoju, którego dotąd nie mieli.
Mikrofirmy (1–9 FTE) – bilans mieszany
Stracili 10 punktów procentowych dofinansowania (ze 100% na 90%). Zyskali jednolity wniosek (zamiast różnych formularzy w różnych PUP-ach) i formalne limity, które eliminują uznaniowość urzędników. Przy szkoleniu za 5 000 zł różnica to 500 zł wkładu własnego – kwota, która raczej nie zablokuje decyzji o rozwoju.
Średnie i duże firmy (50+ FTE) – nowe ramy gry
Nowe roczne limity na wnioskodawcę mogą być odczuwalne dla firm, które dotąd masowo korzystały z KFS. Z drugiej strony – likwidacja negocjacji z PUP i jednolity formularz upraszczają proces. Warto planować strategicznie: rozłożyć szkolenia na kilka naborów lub programów dofinanansowań, zamiast składać jeden duży wniosek.
Priorytety KFS 2026 – jak je spełnić w praktyce
W 2026 roku obowiązuje nowy, trójpoziomowy system priorytetów: do 4 ogólnopolskich (obowiązkowe w każdym PUP), do 3 wojewódzkich i 1 powiatowy. Łącznie w jednym PUP może obowiązywać maksymalnie 8 priorytetów. Wniosek musi wpisywać się w co najmniej jeden – ale zgodnie z rozporządzeniem, wszystkie priorytety są równorzędne.
Cztery priorytety ogólnopolskie na 2026 rok:
Priorytet 1 – Poprawa zarządzania i komunikacji w firmie w oparciu o zasady przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi, rozwoju dialogu społecznego i integracji w miejscu pracy.
Priorytet 2 – Wsparcie rozwoju umiejętności w zawodach określonych jako deficytowe na danym terenie (według Barometru Zawodów 2026).
Priorytet 3 – Wsparcie kształcenia w związku z zastosowaniem nowych procesów, technologii i narzędzi pracy, ze szczególnym uwzględnieniem umiejętności cyfrowych i AI oraz umiejętności zielonych.
Priorytet 4 – Wsparcie w sektorze usług zdrowotnych i opiekuńczych oraz w przedsiębiorstwach społecznych i spółdzielniach socjalnych.
Jak rozumieć słowo „nowe” w Priorytecie 3? Oznacza ono nowe dla danej firmy – nie musi to być przełomowa, nieznana wcześniej technologia. Wystarczy, że firma wdraża narzędzia AI, automatyzację procesów, zaawansowane funkcje pakietu biurowego czy rozwiązania chmurowe. Dodatkowy argument: przepisy wprost wskazują sytuację, gdy zmiany technologiczne „stanowią zagrożenie utratą pracy” – a trudno dziś znaleźć stanowisko, którego AI nie zmieni w ciągu najbliższych 2–3 lat. Szczególnie u tzw. pracowników wiedzy.
Priorytety wojewódzkie i powiatowe różnią się w każdym PUP – sprawdź je na stronie swojego Powiatowego Urzędu Pracy w domenie miasto.praca.gov.pl przed złożeniem wniosku. Informacja o priorytetach jest publikowana wraz z ogłoszeniem naboru.
Nowy wniosek PSZ-KFS – na co zwrócić uwagę
Formularz PSZ-KFS to rozbudowany dokument elektroniczny, który wymaga starannego przygotowania. Poniżej aspekty, na które warto zwrócić szczególną uwagę – bo mają bezpośredni wpływ na punktację w ocenie merytorycznej.
Uzasadnienie potrzeby kształcenia – ważniejsze niż kiedykolwiek
Uzasadnienie potrzeby kształcenia to jeden z elementów wniosku PSZ-KFS, który bezpośrednio wpływa na punktację w ocenie merytorycznej. Wypełniasz je indywidualnie dla każdego uczestnika w sekcji IV wniosku.
Dlaczego jest tak ważne?
Bo w nowym modelu liczy się wyłącznie jakość wniosku, a nie kolejność złożenia. Dofinansowanie trafia do wnioskodawców z najwyższą punktacją – a dobrze napisane uzasadnienie to różnica między akceptacją a odrzuceniem. W sytuacji, gdy pula środków w jednym PUP to często 300–600 tys. zł, a zainteresowanie będzie duże, każdy punkt w ocenie merytorycznej ma znaczenie.
Formularz PSZ-KFS wskazuje, jakie informacje powinno zawierać uzasadnienie – m.in. opis potrzeby kształcenia, cel inwestycji, planowane efekty i powiązanie z wybranym priorytetem KFS. Szczegółowe wymogi mogą się różnić w zależności od kryteriów oceny stosowanych przez poszczególne PUP.
Jedno jest pewne: uzasadnienie napisane na szybko, ogólnikowo lub skopiowane z internetu nie da Ci przewagi punktowej. Jeśli nie masz doświadczenia w przygotowywaniu tego typu dokumentów, warto skorzystać ze wsparcia firmy szkoleniowej, która zna procedury KFS od podszewki i pomoże Ci przygotować wniosek, który faktycznie ma szansę na pozytywne rozpatrzenie.
Rozeznanie rynku – porównanie cenowe jest obowiązkowe
Wniosek PSZ-KFS wymaga przedstawienia co najmniej 2 ofert porównawczych w dedykowanej tabeli (nazwa firmy, siedziba, liczba godzin, cena netto/brutto). Dane do porównania znajdziesz w Bazie Usług Rozwojowych, na stronach firm szkoleniowych lub przez zapytania ofertowe.
Porównywane oferty muszą dotyczyć analogicznych usług – zbliżony temat, porównywalny zakres godzinowy i forma realizacji. PUP-y weryfikują, czy podane oferty faktycznie istnieją. Sztuczne porównania (np. z celowo zawyżonymi cenami) mogą obniżyć ocenę wniosku.
Terminy i nabory KFS 2026 – kiedy składać wnioski
Pierwsze nabory KFS 2026 już się otwierają w poszczególnych PUP-ach. Kulminacja spodziewana jest w marcu-kwietniu 2026, choć dokładne terminy zależą od każdego urzędu z osobna.
Ważna zmiana proceduralna: wnioski nie są oceniane według kolejności zgłoszeń. Wytyczne MRPiPS wprost zabraniają przyznawania dofinansowania na podstawie kolejności składania. Liczy się jakość wniosku – punktacja merytoryczna decyduje o tym, kto otrzyma środki.
To dobra wiadomość. Oznacza, że nie musisz ścigać się z innymi wnioskodawcami w dniu otwarcia naboru. Masz czas na przygotowanie solidnego wniosku – i właśnie jakość przygotowania daje przewagę.
Rezerwa KFS – dodatkowa szansa w drugiej połowie roku
Środki KFS niepodzielone przez marszałków województw do 30 czerwca 2026 trafiają do rezerwy KFS będącej w dyspozycji Ministra. PUP-y mogą wnioskować o dodatkowe środki z rezerwy. Terminy zgłaszania: do 31 sierpnia (I tura) i od 1 września do 31 października (II tura).
Oznacza to, że nawet w drugiej połowie roku mogą pojawić się dodatkowe nabory – warto monitorować ogłoszenia na stronach PUP przez cały rok.
Jak sprawdzić terminy naborów w swoim PUP? Wejdź na stronę swojego Powiatowego Urzędu Pracy w domenie miasto.praca.gov.pl i szukaj sekcji „Krajowy Fundusz Szkoleniowy” lub „Nabory”. Większość PUP-ów publikuje ogłoszenia z kilkunastodniowym wyprzedzeniem.
Jeśli planujesz korzystać z KFS w 2026 roku, nie czekaj na otwarcie naboru. Przygotowanie wniosku (szczególnie uzasadnień i programu kształcenia) wymaga czasu. Im wcześniej zaczniesz – tym lepszy wniosek złożysz, a jakość wniosku jest jedynym kryterium, które się liczy.
Kluczowe wnioski dotyczące KFS w 2026 roku
Źródła i podstawy prawne
Artykuł opiera się na następujących aktach prawnych i dokumentach publicznych:
- Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. 2025, poz. 620) – art. 125-133 regulujące KFS.
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2025 r. w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz.U. 2025, poz. 1641).
- Wytyczne Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej dla urzędów pracy w zakresie KFS – aktualizacja luty 2026.
⚠️ Zastrzeżenie: Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i edukacyjny — stanowi autorskie opracowanie Grupy MTC i nie jest oficjalną wykładnią przepisów prawa. Mimo dołożenia należytej staranności, nie gwarantujemy kompletności ani bezbłędności wszystkich informacji. Przed złożeniem wniosku KFS zalecamy weryfikację aktualnych przepisów, warunków naboru i wymagań we właściwym miejscowo Powiatowym Urzędzie Pracy (PUP).
Chcesz skorzystać z KFS 2026?
Jeśli planujesz rozwój kompetencji swojego zespołu – szczególnie w obszarze AI, technologii cyfrowych czy efektywności biznesowej – sprawdź, czy Twoja firma kwalifikuje się do dofinansowania z KFS. Pomożemy Ci dobrać szkolenie, przygotować dokumentację i przeprowadzić przez cały proces.
Najczęściej zadawane pytania o KFS 2026
Nie. Nowa ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia i rozporządzenie w sprawie KFS w pełni zastąpiły stare przepisy. Od 1 stycznia 2026 roku obowiązują wyłącznie nowe wytyczne – dotyczy to formularza wniosku, poziomów dofinansowania, limitów i wymagań wobec realizatorów. Umowy zawarte na starych zasadach (przed 2026) są realizowane zgodnie z warunkami, na jakich zostały podpisane.
Wnioski nie są już oceniane według kolejności złożenia. Wytyczne MRPiPS wprost zabraniają przyznawania środków na zasadzie „kto pierwszy”. Ocena opiera się na punktacji merytorycznej – PUP ocenia jakość uzasadnienia, zgodność z priorytetami, adekwatność kosztów i kompletność dokumentacji. Dofinansowanie otrzymują wnioski z najwyższą punktacją, do wyczerpania limitu środków w danym naborze.
Nie. Od 2026 roku jedyną akceptowaną formą jest elektroniczny formularz PSZ-KFS składany przez portal praca.gov.pl. Wnioski papierowe, przez ePUAP, e-mail czy e-Doręczenia nie są rozpatrywane.
Minimum 10% kosztów szkolenia dla mikroprzedsiębiorców i JDG (do 9 FTE) oraz minimum 30% dla firm zatrudniających 10 i więcej osób (FTE). Wkład musi pochodzić ze środków własnych firmy – nie może być pokryty z innych źródeł publicznych. Do 2025 roku mikrofirmy mogły uzyskać 100% dofinansowania – ta możliwość nie istnieje już w nowym modelu.
Jeśli pracodawca nie utrzyma zatrudnienia uczestnika szkolenia przez 3 miesiące od zakończenia kształcenia (lub JDG przerwie działalność w tym okresie), musi zwrócić środki z odsetkami w ciągu 30 dni od wezwania. Dodatkowo nie może korzystać z KFS przez kolejne 12 miesięcy. Wyjątki obejmują zwolnienia dyscyplinarne (art. 52 KP) i zwolnienia monitorowane.
Tak. Przepisy KFS 2026 nie zakazują żadnej formy realizacji szkoleń. Wytyczne MRPiPS wprost wskazują na możliwość realizacji szkoleń online, a formularz PSZ-KFS zawiera dedykowane pole „online” w sekcji dotyczącej miejsca realizacji. Forma szkolenia nie wpływa na możliwość ani poziom dofinansowania.
Pierwsze nabory otwierają się w marcu-kwietniu 2026. Dodatkowe nabory mogą pojawić się w drugiej połowie roku, gdy PUP-y uzyskają środki z rezerwy KFS (terminy składania wniosków o rezerwę: do 31 sierpnia i od 1 września do 31 października). Konkretne terminy ogłaszane są na stronach poszczególnych PUP w domenie praca.gov.pl.
