Zespół rozproszony

12 Mar 2020

Zarządzanie zespołem rozproszonym – jak powinno wyglądać?

Zarządzanie zespołem rozproszonym nie należy do najprostszych. Tak naprawdę, niewielu menedżerów zgłębiło jego techniki. Samo zarządzanie zespołem, który jest na miejscu, przynosi niekiedy wiele trudności. A co dopiero począć z pracownikami, którzy są rozproszeni po różnych regionach lub pracują zdalnie? Jak budować prawidłowe morale zespołu, dbać o motywację pracowników czy choćby nadzorować ich pracę?

Zarządzanie zespołem rozproszonym – czym jest i na czym polega?

Zarządzanie zespołem rozproszonym, najprościej mówiąc, polega na: organizowaniu, planowaniu, kontrolowaniu oraz motywowaniu pracowników, którzy pracują w różnych lokalizacjach, na osiąganie zamierzonych celów organizacji. W obecnych czasach coraz częściej mamy do czynienia właśnie z zarządzaniem tego typu. Z czego to wynika?

Przede wszystkim z rozwoju cywilizacji i technologii, a także z globalnego rozprzestrzeniania się obszarów działania firm. Często również łatwiej znaleźć nam specjalistów, którzy pochodzą z innego miasta bądź kraju. A przecież praca zdalna, przy obecnym rozwoju informatyki, nie stanowi żadnego problemu. Z najnowszych raportów wynika, że obecnie aż 80% specjalistów międzynarodowych firm pracuje zdalnie. Taka praca ma swoje plusy i minusy. Z jednej strony przynosi wiele oszczędności i elastyczności, z drugiej zaś znacznie utrudnia zarządzanie zespołem.

Zarządzanie zespołem rozproszonym – najczęściej napotykane trudności

Największą trudnością związaną z zarządzaniem zespołem rozproszonym jest sama ODLEGŁOŚĆ. Zespoły rozproszone pracują tak samo, jak tradycyjne zespoły zadaniowe z tym, że mają ze sobą utrudniony kontakt, który często jest tylko wirtualny lub sporadyczny. Pracują, więc nad tym samym zadaniem, lecz z różnych obszarów. Może to powodować błędy w przekazie czy komunikacji. Zdarza się także, że osoby nadzorujące projekt, podlegają pod inne lokalne oddziały firm bądź zespoły projektowe złożone są z osób zatrudnionych w różnych organizacjach. Cały proces zarządzania może przebiegać z kilku różnych biur, miast czy krajów. Do tego niekiedy dochodzą różnice związane z innymi godzinami pracy, wynikające na przykład z lokalizacji w różnych strefach czasowych.

Inne trudności, jakie niesie ze sobą zarządzanie zespołem rozproszonym to:

  1. Podziały w zespole, naturalne tworzenie się „podgrup” oraz mniejsza integracja pracowników;
  2. Mniejsze poczucie przynależności do firmy, wynikając z pracy poza siedzibą organizacji;
  3. Utrudniony podział i przepływ zadań;
  4. Niezrozumienie, błędy w odbiorze, częsty brak wglądu w emocję drugiej osoby – wynikające z pracy zdalnej;
  5. Trudności w adekwatnej ocenie pracy, menedżer nie ma możliwości obserwowania pracowników „na co dzień” w standardowych warunkach pracy;
  6. Różnice kulturowe bądź narodowościowe pracowników.

Zarządzanie zespołem rozproszonym – skuteczne porady

Jak nie trudno zauważyć, zarządzanie zespołem rozproszonym nie należy do najprostszych. Nie oznacza to jednak, że nie można się go nauczyć. Coraz więcej trenerów prowadzi szkolenia związane z tego typu zarządzaniem. Przytoczyć można także kilka kluczowych rad, które przydadzą się każdemu menadżerowi, borykającemu się z pracownikami pracującymi na odległość.

zarządzanie zespołem rozproszonym nie należy do najprostszych Click To Tweet

1. Dbałość o odpowiednie narzędzia pracy

Współczesne programy i aplikację mogą znacznie ułatwić nie tylko komunikację w zespole, ale i zarządzanie zdalnie zadaniami. Warto, więc pamiętać o Skypie , Trello, Redmine czy innych platformach tego typu. A najlepiej być na bieżąco z nowinkami w tej dziedzinie.

2. Jasna definicja celów

Dobrze i jasno sformułowane cele to podstawa sukcesu zespołu rozproszonego. Niezwykle istotne jest, by pomimo odległości, pracownicy wiedzieli: czym, jak i dlaczego mają się zajmować oraz na jakie ogólne cele organizacji powinni pracować. Źle sformułowane cele mogą prowadzić do błędnie wykonanej pracy, a także obustronnego rozczarowania czy frustracji.

Przy ustalaniu celów warto pamiętać o:

  • przedstawieniu wizji całego projektu (wytłumaczeniu, do czego się dąży?);
  • określeniu głównych ról poszczególnych członków zespołu oraz wyznaczeniu osób odpowiedzialnych za dane działania;
  • ustaleniu „kamieni milowych”  i rozbiciu projektu na mniejsze zadania;
  • wytyczeniu czasu wykonania (czyli: co, do kiedy i przez kogo ma być zrobione?);
  • wskazaniu  efektów, jakie powinny być osiągnięte na danym etapie działania;
  • rozliczeniu i monitorowaniu bieżących zdań.

3. Integracja zespołu

W miarę możliwości warto, choć raz doprowadzić do realnego spotkania się pracowników. Dowiedziono, że znacznie poprawia to dalszą komunikację. Najlepiej byłoby organizować cykliczne spotkania np. raz do roku. W sytuacji, kiedy jest to niemożliwe, należy dbać o regularne, wirtualnie spotkania całego zespołu.

4. Codzienna komunikacja

Warto wyrobić nawyk codziennej komunikacji w zespole rozproszonym. Czasem wystarczy, choć krótka 15-minutowa rozmowa na początku pracy czy mail z podsumowaniem przesłany na koniec. Najlepiej na samym początku jasno określić wszelkie formy i kanały komunikacji, a także obowiązujące pod tym kątem zasady.  Przykładowo, można wytyczyć zakresy tematów, omawianych telefonicznie czy mailowo, a także godziny stałych kontaktów.

5. Wspólne dyskusje i rozwiązywanie problemów

Niektóre decyzję łatwiej podjąć wspólnie niż w pojedynkę. Poza tym radzenie się zespołu i branie ich zdania pod uwagę, znacznie wpływa na integrację.

6. Organizowanie telekonferencji i videokonferencji oraz szkoleń online

Czasami zdarzają się tematy, przy których powinni uczestniczyć wszyscy pracownicy danego zespołu. Jeżeli mamy coś do przekazania szerszej grupie osób, warto zorganizować dla nich tele- lub videokonferencje. Możliwość zobaczenia lub usłyszenia danej osoby, zwiększa zaangażowanie i zaufanie. Kiedy zaś chcemy pracowników nauczyć czegoś nowego, można pomyśleć o specjalnym szkoleniu online.

7. Zdobycie lojalności pracowników

Niezwykle istotne jest, aby pracownicy wykonujący pracę na odległość, byli w stosunku do nas lojalni. Nie jesteśmy, bowiem w stanie na bieżąco kontrolować ich zachowań. Dobrze, więc gdyby wypełniali podstawowe założenia firmy i byli z nią zintegrowani, zamiast działać na jej niekorzyść. Pracownicy staną się w stosunku do nas bardziej lojalni, jeśli i my obdarzymy ich na początku kredytem zaufania oraz będziemy sprawiedliwie zarządzać i wywiązywać się z danych założeń bądź obietnic. Warto poczytać więcej o tym, jak zdobyć lojalność pracowników.

Szkolenia dofinasowane - blog

8. Zarządzanie zespołem rozproszonym. Motywowanie

Nie można zapominać o pochwale dla pracowników czy docenieniu ich pracy. Motywacja to jeden z ważniejszych elementów przy zarządzaniu zespołem rozproszonym. Tym bardziej, że nie jesteśmy w stanie mobilizować pracownika, który pracuje zdalnie na bieżąco.  Poznaj 10 najlepszych sposobów motywowania pracowników.

9. Ustalenie ogólnych zasad pracy

Zarządzanie zespołem rozproszonym ułatwi wspólne ustalenie i spisanie zasad pracy. Reguły pracy mogą dotyczyć między innymi: wyznaczonych terminów spotkań, stosowanych narzędzi oraz form komunikacji, godzin pracy czy pełnionych ról.

10. Odpowiednia wiedza i podejście

Manager zespołu rozproszonego powinien mieć odpowiednią wiedzę związaną z: budowaniem relacji, komunikacją interpersonalną, procesami zachodzącymi w grupie, narzędziami pracy i przede wszystkim z zarządzaniem ludźmi. Powinien cały czas się kształcić i być na bieżąco. Ponadto, dobrze, aby posiadał odpowiednie podejście do zespołu. Musi być osobą elastyczną, otwartą, skłonną do delegowania obowiązków i odpowiedzialności, nastawioną na relację oraz wspierającą rozwój pracowników. Najważniejsze, żeby obserwował przepływ informacji i procesy w grupie. Dzięki temu uda mu się dobrać najskuteczniejsze narzędzia do pracy.

Zarządzanie zespołem rozproszonym – co warto wiedzieć?

Zarządzanie zespołem rozproszonym jest nie lada wyzwaniem! Jednak dobrze nadzorowana praca takiego zespołu, może dać świetne rezultaty. Biorąc pod uwagę tempo rozwoju świata i technologii, warto zgłębić tajniki tego typu zarządzania, bo być może już za parę lat stanie się ono normą i koniecznością.

Zarządzanie zespołem rozproszonym jest nie lada wyzwaniem Click To Tweet

A Wy, co o tym myślicie? Czy liczba pracowników zatrudnianych na odległość będzie dalej wzrastać? Czy to już czas, by nauczyć się skutecznego zarządzania zespołem rozproszonym?

W naszej ofercie mamy tego typu szkolenia, zapraszamy do zapoznania się z programami:

Na szkolenia można uzyskać dofinansowanie nawet do 80%!

Zarządzanie Zespołem Zdalnym Szkolenie Dofinansowane

Dobrochna Stróżyńska 
Redakcja MTConsulting

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *