zarządzanie czasem pracy

04 Kwi 2019

Zarządzanie czasem pracy pracowników. Jak robić to skutecznie?

Dochodzi południe. Twój kubek z kawą już od dawna jest pusty, a Ty patrzysz w ekran monitora i szukasz w nim przejścia do innego wymiaru. Takiego, w którym o tej porze większość Twoich priorytetowych zadań jest już wykonana, a pozostałą część dnia w pracy możesz poświęcić domykaniu błahych tematów. Przykro nam – takie przejście nie istnieje. Przed Tobą kilka godzin gonitwy za tym, by zrobić dzisiaj, choć część tego, co miało być już zrobione. Przetrwaj, a potem rozpocznij pracę nad tym, co Cię unieszczęśliwia i sprawia, że Twoja efektywność jest na niskim poziomie. Tym brakującym ogniwem w Twoim życiu jest efektywne zarządzanie czasem pracy.

Skutecznie zarządzanie czasem pracy, czyli trzy razy „S”

Skuteczne zarządzanie czasem pracy to umiejętność organizowania sobie dnia/tygodnia/miesiąca pracy, by bezstresowo i regularnie realizować kolejne zadania. Zawsze przed deadlinem, w skupieniu i w towarzystwie satysfakcji z dobrze wykonanej roboty. Jeżeli wszystko to, o czym piszemy, brzmi dla Ciebie jak dobra lektura fantasy – nie przejmuj się, nie jesteś sam. Dobra organizacja pracy to coś, z czym problem ma wielu z nas – zarówno pracownicy, jak i przedsiębiorcy. Jak to zmienić?

Skuteczne zarządzanie czasem pracy to umiejętność organizowania sobie dnia/tygodnia/miesiąca pracy, by bezstresowo i regularnie realizować kolejne zadania Click To Tweet

Guru w zakresie rozwoju osobistego, Brian Tracy, powiedział kiedyś, że „Organizacja czasu wymaga od Ciebie Trzech S: samodyscypliny, samorozwoju i samokontroli”. Trudno się z tym nie zgodzić, ponieważ wszystkie te trzy elementy prowadzą do tego, że zarządzanie czasem pracy nie będzie dla Ciebie stanowiło większego wyzwania, zaś zrezygnowanie z jednego z nich, może nieodwracalnie zburzyć misternie budowany plan. Odpowiednie organizowanie sobie pracy i kontrolowanie tego, na co tracisz czas, nie przychodzi szybko. Wymaga podjęcia walki z samym sobą i własnymi słabościami, a przede wszystkim ciągłego poszerzanie wiedzy – również na temat sposobów, dzięki którym zarządzanie czasem pracy będzie skuteczne.

A żeby ułatwić Ci prace nad sobą i zwiększanie codziennej efektywności, przygotowaliśmy kilka wskazówek, dzięki którym Twoja organizacja pracy będzie dużo lepsza niż do tej pory!

Zarządzanie czasem w pracy – jak robić to skutecznie?

1. Wytrop pożeraczy czasu i zlikwiduj ich

Czają się w niemal każdym kącie biura, wychodzą z szuflady i spoglądają na Ciebie zza drugiej strony ekranu. Pożeracze czasu – to oni w większości przypadków są winowajcami i ściągają na Ciebie problemy. Musisz więc ich zidentyfikować, spojrzeć im prosto w oczy i wyrzucić za drzwi. Każdego z nas rozpraszają inne rzeczy, dlatego musisz zastanowić się przez chwilę, co sprawia, że Twój czas tak szybko znika. Praktyka pokazuje, że do największych i najczęstszych pożeraczy czasu zaliczamy:

  • Internet („a rzucę okiem co tam na Fejsie”),
  • bałagan na biurku,
  • pogawędki ze współpracownikami,
  • e-maile od klientów / współpracowników / ofertowe,
  • hałas.

Ty zapewne masz też swoje własne, inne potworki, które odciągają Twoją uwagę od pracy. Jeżeli nad nimi zapanujesz i zadbasz o odpowiednią koncentrację, Twoja organizacja pracy będzie o wiele lepsza.

2. Ustalaj priorytety

Bardzo ważne w odpowiednim zarządzaniu czasem w pracy jest ustalanie hierarchii zadań, które należy wykonać. Dzięki temu, wiesz co masz robić i wiesz, co będziesz robić po tym, jak wykonasz konkretne zadanie. Priorytety, czyli te zadania, które są najważniejsze i najbardziej pilne, najlepiej jest wykonać w pierwszej kolejności. Dzięki temu zrzucisz z siebie największy ciężar i spokojnie zajmiesz się kolejnymi, mniej istotnymi sprawami.

Warto ustalić priorytety na cały dzień jeszcze pod koniec poprzedniego dnia pracy. Dzięki temu już rano, przy pierwszym łyku kawy, wiesz co robić.

3. Planuj przy wykorzystaniu skutecznych metod

Pamiętaj, że w swoich problemach z planowaniem i organizacją pracy nie jesteśmy sami. Możemy korzystać z pomysłów innych osób, tym bardziej że skutecznych metod planowania, dzięki którym zarządzanie czasem pracy pracowników czy swoim własnym, jest bardzo wiele. Przekonasz się o tym, czytając nasz artykuł „Zarządzanie Czasem i Zadaniami – 40 Metod, Technik, Zasad i Trików”.

4. Korzystaj z narzędzi

Do Twojej dyspozycji, poza sprawdzonymi metodami i złotymi myślami (te za chwilę!), są też komputerowe i mobilne aplikacje. Dzięki nim zarządzanie czasem w pracy i organizacja pracy będą o wiele lepsze. Na które z nich warto zwrócić uwagę?

  • Kalendarz Google, który umożliwia tworzenie zadań i ustawianie powiadomień.
  • Asana, czyli narzędzie, które pozwala na skuteczne zarządzanie czasem pracy w przedsiębiorstwie.
  • Any.do, pełniące funkcję podręcznego organizera instalowanego na telefonie; idealne rozwiązanie do ustalania priorytetów.
  • Evernote, czyli program do tworzenia notatek i przyporządkowywania ich do konkretnych projektów.
  • StayFocusd dla osób, które nie potrafią rozprawić się z pożeraczami czasu – to rozszerzenie do przeglądarki, które… blokuje wybrane strony internetowe. Radykalne? Ale skuteczne!

5. Zapamiętaj złote myśli

Na koniec kilka zdań, które warto sobie przyswoić, bo mogą mieć ogromny wpływ na Twoje zarządzanie czasem pracy. Oto najważniejsze!

„Odpoczywaj w pracy!”

„Nie przepracowuj się!”

„Nie rób kilku rzeczy jednocześnie!”

„Co masz zrobić później, zrób zaraz!”

„Naucz się mówić NIE!”

„Ciesz się pracą!”

„Odpoczywaj w pracy!” Click To Tweet

Zarządzanie czasem pracy – możesz osiągnąć w tym mistrzostwo!

Wystarczy, a jakże, 3xS: samodyscyplina, samorozwój i samokontrola. A do tego kompleksowe szkolenie, dzięki któremu dowiesz się wszystkiego o tym, jak powinna wyglądać perfekcyjna organizacja pracy i jak sprawić, by zarządzanie czasem w pracy było możliwie jak najlepsze. Daj sobie szansę, niezależnie od tego, czy jesteś pracownikiem, czy przedsiębiorcą!

Zarządzanie Czasem Pracy szkolenie
Podobał Ci się artykuł? Znasz inne ciekawe i efektywne sposoby zarządzania zespołem pracowników? Podziel się nimi w komentarzu ;–)

Maciej Wiśniewski 
Redakcja MTConsulting