produktywność

09 Sie 2018

Produktywność w pracy – 7 złotych zasad

„Nie dzisiaj”, „nie chce mi się”, „co się odwlecze, to nie uciecze” – to tylko niektóre sformułowania, wypowiadane przez wielu z nas w pracy. Niekiedy natłok obowiązków i konieczność wykonywania zadań, których nie lubimy, sprawia, że nie działamy skutecznie. Nie jesteśmy produktywni i staramy się odwlekać w czasie nawet największe priorytety. Jednak warto wiedzieć, że praca nie musi być katorgą, a nasza produktywność zależna jest od tego, jak zorganizujemy sobie codzienny harmonogram wykonywanych zadań.

Produktywność – czym jest i jak ją osiągnąć w pracy?

Produktywność to inaczej wydajność naszej pracy. Zgodnie z definicją podaną w Wikipedii, jest to:

wartość produkcji wytworzonej w danym okresie przez jednego pracującego.

Jak zwiększyć swoją produktywność w pracy, by otrzymywać więcej w krótszym czasie? Oto 7 prostych sposobów na to, by pracować lepiej i wydajniej. Sprawdź, z pewnością przydadzą się również Tobie!

Zasada nr 1 – wyznaczaj sobie cele i priorytety

To prawdopodobnie najważniejsza zasada produktywności w pracy. Ustalaj i zapisuj sobie zadania, które musisz wykonać. Następnie przeanalizuj, które z nich są tymi najbardziej czasochłonnymi i najważniejszymi – nimi najlepiej zająć się na samym początku. Często bowiem zdarza się, że najpierw zajmujemy się mniej istotnymi sprawami, jednak wciąż mamy z tyłu głowy te ważniejsze i trudniejsze. Nie możemy wówczas w pełni skupić się na działaniu. Redukując priorytety, łatwiej jest pozbywać się innych, pomniejszych obowiązków.

Lista celów powinna być realistyczna, tzn. warto byś rzetelnie analizował, ile masz czasu, a ile potencjalnie zajmie Ci wykonanie konkretnego zadania. W ten sposób stworzysz sobie harmonogram, według którego będziesz działać metodycznie – a to bardzo ważne, by zachować produktywność w pracy. Pamiętaj, by nie zasypywać się setkami zadań – ogranicz je do 3-4, a gdy już się z nimi uporasz, być może starczy Ci czasu na dalsze uszczuplanie listy obowiązków.

Zasada nr 2 – rozbijaj duże cele na mniejsze

U większości z nas, w obliczu dużych projektów, pojawia się niepewność i zrezygnowanie. Często chcemy zrobić wszystko na raz, ale okazuje się, że nie jesteśmy w stanie. Jeżeli więc Twoje zadanie jest naprawdę duże i czasochłonne, nie bój się dzielić go na mniejsze i dopisywać do harmonogramów na kolejne dni. Dzięki temu projekt nie przytłoczy Cię, a praca nad nim będzie dużo efektywniejsza i szybsza.

Zasada nr 3 – rób sobie przerwy

Banalne, prawda? Ale jakże istotne w pracy, niezależnie od natłoku obowiązków czy rodzaju wykonywanych zadań. Jeżeli czujesz, że masz dość i to, czym się zajmujesz, wpływa źle na Twoje samopoczucie – odpuść. Zostaw to, zaparz kawę, przejrzyj ulubiony portal w Internecie albo porozmawiaj z kimś. Nasz umysł potrzebuje regeneracji i odpoczynku, a takie krótkie przerwy na nierobienie niczego zobowiązującego są bardzo istotne. Grunt, by wrócić do wykonywanego zadania, a nie przerzucać się na inne, bo w przeciwnym razie możesz zburzyć swój plan dnia (patrz zasada pierwsza).

Zasada nr 4 – wprowadź do swojej pracy nawyki

Budowanie nawyków jest sposobem na kontrolowanie pracy naszego mózgu. Nasz umysł aktywuje nawyki samoczynnie po pojawieniu się jakiegoś bodźca, dzięki czemu wykonanie określonej czynności przychodzi nam z łatwością. Jak wykorzystać to w zwiększeniu produktywności?

Przykładem niech będzie poranna kawa – pij ją, przeglądając interesujące Cię wiadomości, a gdy się skończy – zacznij pracować. Rób tak przez jakiś czas, a rozpoczęcie realizowania codziennych zadań nie będzie już sprawiało problemów. W czasie wykonywania przyjemnych zadań słuchaj ulubionej muzyki, a potem włączaj ją, gdy przyjdzie Ci realizować trudniejszy projekt. Tak jest – Twoje działania będą efektywniejsze. Przykładów może być więcej – każdy z nas może samodzielnie określić sobie tego rodzaju rytuały, do czego zachęcamy.

Ciekawym rozwiązaniem związanym z codziennymi nawykami jest też nagradzanie się – wiedząc, że po wykonaniu zadania czeka nas chwila przyjemności, praca jest dużo przyjemniejsza!

Zasada nr 5 – zadbaj o organizację pracy

Łatwo powiedzieć, trudniej zrobić. Zwłaszcza, gdy pracy jest bardzo dużo. Jak błyskawicznie znajdować informacje i szybko wykorzystywać te, które będą nam najbardziej przydatne? Albo jak mieć zawsze pod ręką, co potrzebne? Warto skorzystać ze specjalistycznych metod zarządzania posiadanymi zadaniami – np. GTD (Getting Things Done) autorstwa Davida Allena. W skrócie mówi ona o tym, jak skutecznie gromadzić, analizować, porządkować, przeglądać i realizować. Więcej w tym miejscu.

Zasada nr 6 – przeanalizuj na co niepotrzebnie tracisz czas

Poruszając kwestię nawyków, nie można pominąć również tych niepotrzebnych, przez które np. marnujesz zbyt wiele czasu. Aby zwiększyć produktywność, musisz wiedzieć, na co tracisz czas i które z negatywnych nawyków możesz zlikwidować albo chociaż ograniczyć. Może zbyt wiele czasu pochłania Ci poranne poszukiwanie ubrania, które można przygotować poprzedniego dnia? Albo zbyt często sprawdzasz, czy Twój ulubiony fanpage nie dodał czegoś nowego na Facebooku? Często wykonujemy wiele takich czynności, każda może trwać po kilka minut, ale gdy zgromadzi się je wszystkie – okazuje się, że tracimy np. godzinę dnia pracy. A to bardzo dużo.

Zasada nr 7 – zrezygnuj z rzeczy, które mogą rozpraszać

„Już pracuję, już. Sprawdzę tylko w quizie, jakim rodzajem pizzy jestem. Albo posprzątam pustynię.” – z pewnością znasz ten problem. Włączony telefon, Internet, codzienna gazeta i wiele innych rzeczy może skutecznie odciągnąć nas od pracy. Konieczne jest ich wyeliminowanie albo chociaż zredukowanie, gdy niektóre są formą nagradzania się. Bo nie tylko niepotrzebnie tracimy na nie czas, ale też spada nam motywacja do pracy.

To z pewnością nie wszystko, co pomoże zwiększyć produktywność w pracy. Jakie są Twoje sposoby? Podziel się z nami w komentarzu!