organizacja pracy

28 Sty 2019

Organizacja pracy krok po kroku

Niezależnie od tego, czy jesteś przedsiębiorcą, czy też pracownikiem firmy, do osiągania satysfakcjonujących rezultatów niezbędna jest Ci dobra organizacja pracy. To dzięki niej jesteś w stanie realizować swoje zadania sprawnie i bezproblemowo, zyskujesz niezbędne na co dzień skupienie i sprawiasz, że nawet natłok największej liczby obowiązków nie doprowadzi Cię nad skraj emocjonalnej przepaści. Tylko co zrobić, aby organizacja pracy była właściwa i jak pomóc sobie w poprawieniu codziennej efektywności?

Lepsza organizacja pracy? A komu to potrzebne?

Każdemu, bez wyjątku. Dobra organizacja pracy biurowej pozwoli Ci zredukować o połowę stosy dokumentów, zalegające na biurku. Umożliwi Ci wykonywanie większej liczby zadań i lepsze przykładanie się do swoich obowiązków. Bez umiejętności organizowania sobie pracy i stosowania nawet tych najbardziej standardowych metod, codzienne obowiązki mogą stać się prawdziwą udręką, której towarzyszyć będzie mnóstwo stresu. A to już tylko krok do tego, by praca przestała dawać Ci jakąkolwiek radość.

Dobra organizacja pracy pomoże Ci:

  • pracować szybciej i efektywniej,
  • poprawić koncentrację,
  • ograniczyć stres do minimum,
  • osiągać cele biznesowe (jako przedsiębiorca),
  • zyskać uznanie w oczach pracodawcy (jako pracownik).

Najlepsze sposoby na poprawę organizacji pracy

Jeżeli problem stosów dokumentów, ogromu zadań i chęci zwiększenia efektywności dotyczy właśnie Ciebie – nie martw się, nie pozostawimy Cię w potrzebie. Oto 7 sposobów, dzięki którym Twoja organizacja pracy biurowej będzie lepsza niż do tej pory!

Sposób nr 1 – Ustalaj priorytety

Jedne zadania są mniej, inne bardziej istotne. Część z nich ma deadline ustalony na najbliższe dni, a część może poczekać na realizację. Musisz więc przeanalizować, w jakiej jesteś sytuacji. Weź pod uwagę ile masz zadań i jaki jest ich termin wykonania, a następnie stwórz ich listę – według priorytetów. Jeżeli jesteś szefem organizacji, myśl o tym, co będzie dla niej ważniejsze i które zadania przyczynią się do osiągnięcia zakładanego celu. Jeżeli natomiast jesteś pracownikiem, nie bój się zapytać przełożonego, co jest dla niego bardziej, a co mniej istotne – to znacząco ułatwi Ci stworzenie listy priorytetowych zadań.

Sposób nr 2 – Planuj swój dzień

Bez odpowiedniego planu dnia, do Twojej pracy może wkraść się bałagan. Ustal więc w jakich godzinach będziesz wykonywać konkretne zadanie, kiedy przewidujesz przerwę, a kiedy zaparzysz sobie kawę lub zjesz śniadanie. Aby dobrze zaplanować swój dzień, warto sięgnąć po „40 Metod i Trików Zarządzania Czasem i Zadaniami„. Trzymając się ram czasowych, będziesz w stanie wykonać wszystkie zadania i zachować spokój, nawet w przypadku bardzo dużej liczby obowiązków. Pamiętaj jednak, by czasami zmienić nieco rytm działań, by nie wpaść w rutynę, a także nie panikuj, gdy Twoje plany, z jakiegoś powodu, zostaną zburzone. W takiej sytuacji po prostu wprowadź korekty i… działaj dalej!

W stworzeniu planu dnia, pomogą Ci także planery – specjalne aplikacje na komputer czy telefon, które posiadają wbudowaną funkcję powiadomień.

Sposób nr 3 – Skup się na jednym zadaniu

Jednym z najpoważniejszych błędów, które mogą negatywnie wpłynąć na organizację pracy biurowej, jest łapanie się kilku zadań jednocześnie. Zamiast efektów, możesz liczyć w ten sposób na rozproszenie uwagi i błędy, które szybko wkradną się do każdego z rozpoczętych projektów. Skupienie uwagi tylko na jednym temacie i kończenie zadań przed rozpoczynaniem innych, pozwoli Ci utrzymać maksymalną efektywność pracy.

Sposób nr 4 – Dziel większe zadania na mniejsze

Jeżeli musisz zmierzyć się z wielkim projektem, który nie pozwoli Ci zachować skupienia przez wiele godzin, podziel go na części i rozłóż na kilka dni. Pamiętaj jednak, by było to przemyślane i by Twoja uwaga nie została rozproszona na kilka rzeczy jednocześnie (patrz poprzedni punkt).

Sposób nr 5 – Zadbaj o porządek na stanowisku pracy

Porządek na własnym biurku powoduje, że organizacja pracy jest lepsza. Podobnie, jak Twoje samopoczucie. Posprzątaj! Umieść wszystko na swoim miejscu, a te najbardziej potrzebne narzędzia i przedmioty postaw tak, by były na wyciągnięcie ręki. Usuń też wszystko, co mogłoby Cię rozpraszać, np. telefon.

Sposób nr 6 – Nie rozpraszaj się

A skoro już przy rozpraszaniu jesteśmy – to największy problem wielu pracowników i przedsiębiorców. Sprawdzenie „fejsa” choć na minutę (która przeradza się w godzinę), krótka partyjka w ulubioną grę (z minuty robi się godzina) albo rozmyślanie na temat dzisiejszego obiadu (które może trwać naprawdę długo!). Wszystko to sprawia, że Twoja organizacja pracy biurowej przestaje istnieć. A ty nie wykonujesz swoich zadań, stresujesz się i przekładasz wszystko na kolejny dzień. Dlatego, choć nie jest to łatwe, skup się na pracy!

Sposób nr 7 – Nie zapomnij o przerwach

Skupienie skupieniem, ale przecież każdy umysł potrzebuje odpoczynku. Najlepiej więc włącz Face… Nie, nie! Najlepiej więc zorganizuj sobie krótki, kilkunastominutowy spacer. Nie zburzy on Twojego planu dnia, a jedynie sprawi, że po powrocie będziesz znowu mieć siły do pracy.

Organizacja pracy biurowej – to proste!

Wystarczy kierować się naszymi poradami, aby zauważyć efekty w naprawdę krótkim czasie. Pewne rzeczy są też kwestią przyzwyczajeń, które po kilku tygodniach wejdą Ci w krew. Dzięki temu będziesz działać automatycznie, co znacząco wpłynie na jakość wykonywanej przez Ciebie pracy. Aby organizacja pracy była wzorowa, wystarczy tylko odrobina wiedzy, odpowiednie narzędzia i silna wola – warto pracować szczególnie nad tą ostatnią!

A jakie Ty posiadasz sposoby na lepszą organizację pracy? Podziel się z nami – być może będą pomocne innym pracownikom lub przedsiębiorcom!

Chcesz być lepiej zorganizowany i bardziej skuteczny? Poznaj nasze szkolenia z obszaru „Efektywność pracy i organizacji„.