komunikacja w firmie

25 Wrz 2018

Jak ważna jest komunikacja w firmie?

Pamiętasz zabawę w głuchy telefon? Polegała ona na tym, że osoba rozpoczynająca grę wymyślała słowo, a następnie mówiła je na ucho kolejnej. Słowo było przekazywane dalej i z czasem przekształcało się w zupełnie inne, docierając do końcowego odbiorcy w całkowicie odmiennej formie. Dlaczego o tym mówimy? Bo niekiedy komunikacja w firmie wygląda trochę jak zabawa w głuchy telefon – wypuszczana jest konkretna informacja, ale dociera do członków organizacji w zupełnie innej formie. I to może prowadzić do dużych kłopotów w przedsiębiorstwie, które nie tylko zahamują jego rozwój, ale mogą nawet doprowadzić do jego upadku.

Komunikacja w firmie – klucz do dobrej organizacji

Odpowiednia komunikacja w firmie niezbędna jest zarówno menedżerom, którzy potrzebują jej do skutecznego planowania strategii, kierowania pracą czy kontrolowania postępu, jak również pracownikom – kiedy otrzymują oni prawidłowe, jasne komunikaty, działają sprawniej i skuteczniej. Oczywiście mówimy tutaj tylko o komunikacji wewnętrznej, nie zajmując się komunikacją zewnętrzną – np. z klientami czy partnerami biznesowymi, bo ta jest równie ważna, ale warto poruszyć jej temat w innym miejscu i czasie.

Aby przekonać się, jak ogromne znaczenie ma komunikacja w firmie, sprawdźmy co można dzięki niej zyskać. Komunikacja w firmie:

  • pozwala pracownikom organizacji zyskać wiedzę na temat realizowanych projektów i sposobów na wykonanie zadania – dzięki temu ich działania są dużo bardziej efektywne,
  • usprawnia proces decyzyjny i daje możliwość rozpatrzenia wszystkich plusów i minusów danego rozwiązania,
  • daje możliwość kontrolowania przeprowadzanych w firmie procesów, a nawet zachowań i działań członków danej organizacji,
  • pomaga kształtować postawy pracowników – dobrze poinformowana osoba będzie czuła się lepiej zmotywowana i doceniona,
  • pozwala zlokalizować problem i tym samym znaleźć rozwiązania, które pozwoli go wyeliminować,
  • poprawia relacje – zarówno między pracownikami, jak również na linii menedżer – pracownik, co ma niebagatelny wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Komunikacja w firmie ma też jedną istotną rolę – wprowadza porządek do organizacji, który jest tak niezbędny w realizacji zadań i osiągania celów. Brak odpowiedniej komunikacji może powodować opóźnienia, konflikty, błędy w realizowanych zadaniach lub procesach i niską motywację u pracowników. Im dłużej występują braki komunikacyjne, tym bardziej nawarstwiają się problemy przedsiębiorstwa i tym trudniej jest wrócić firmie na właściwe tory.

Jakie błędy komunikacyjne popełniane są najczęściej?

Chcąc zadbać o prawidłową komunikację w firmie, należy umieć dostrzec popełniane błędy, za które odpowiedzialny jest właściciel firmy. Niestety, znaczenie prawidłowej komunikacji jest często przez niego bagatelizowane i dochodzi do licznych błędów oraz problemów.

Do najczęstszych błędów komunikacyjnych w firmie należą:

  1. Brak odpowiednich narzędzi do przekazywania informacji

Tablice informacyjne, biuletyny firmowe czy indywidualne spotkania z pracownikami już nie wystarczają. Dzisiaj, w dobie rozwoju środków przekazu, niezbędne jest zelektronizowanie komunikacji – przede wszystkim poprzez wprowadzenie komunikatorów internetowych, komunikacji mailowej czy specjalnych systemów informatycznych (CRM, ERP), za pomocą których możliwe będzie pozostawianie informacji innym pracownikom.

Rozwiązanie? Oczywiście wprowadzenie nowoczesnych kanałów komunikacji albo chociaż telefonów, by pracownicy nie musieli tracić czasu na bieganie między biurami. Znacznie usprawni to również wiele procesów, przeprowadzanych w firmie.

  1. Jednostronna i ograniczona komunikacja

Niektórzy właściciele firm, aspirujący do bycia liderami, uważają swoje słowa za święte. Niestety, często taki przerost ego nie ma nic wspólnego z rzeczywistością i znacznie oddala od możliwości zyskania szacunku pracowników. Jednostronna komunikacja, w której każda decyzja jest ostateczna, a pracownicy mają jedynie wykonywać polecenia prowadzi donikąd – nie tylko nadmiernie eksponuje hierarchię w firmie, ale też ogranicza kreatywność pracowników.

Rozwiązanie? Warto pozwolić pracownikom mówić, sugerować rozwiązania i wypowiadać własne opinie na dany temat. Firma może na tym tylko zyskać, bo istnieje duże prawdopodobieństwo, że pojawią się nowe pomysły na rozwój działalności, zasugerowane właśnie przez pracowników.

  1. Brak otwartości na zmiany

Firmy często rozwijają się bardzo szybko – z małych, kilkuosobowych działalności, rozrastają się do mini korporacji, w których zatrudnia się kilkudziesięciu pracowników. Tymczasem mentalność jest taka, jak była na początku – wszystkim wydaje się, że kontakt jest znakomity i nie trzeba ulepszać niczego w procesie komunikacji. Z czasem okazuje się, że przekaz informacji jest wielką bolączką, a rozwój firmy zostaje mocno zahamowany.

Rozwiązanie? Reagować na zmiany i zwiększającą się liczbę pracowników poprzez dostosowanie narzędzi komunikacyjnych do aktualnych potrzeb.

  1. Pośpiech

Nawał pracy, konieczność szybkiego przekazania informacji, pomyłki… Kto z nas tego nie przerabiał? Nadmierny pośpiech jest konsekwencją braku odpowiednich narzędzi komunikacyjnych i powoduje, że mylimy się, przekształcamy komunikaty, tworzymy chaos i doprowadzamy do tego, że wymiana informacji nie przebiega prawidłowo.

Rozwiązanie? Patrz punkt 1.

  1. Brak pochwał / kar

Komunikacja w firmie to również informacje przekazywane pracownikom przez szefa. I nie mówimy tu tylko o suchych komunikatach dotyczących pracy, ale i zwyczajnych rozmów z podwładnym. Pracownik oczekuje od czasu do czasu pochwały za prawidłowo wykonane zadanie, dlatego brak jakiejkolwiek reakcji ze strony kierownictwa może doprowadzić do jego złego samopoczucia. Złe konsekwencje nieść może również brak kar dla pracowników za nieprzestrzeganie reguł panujących w organizacji.

Rozwiązanie? Otwartość na pracowników, zdobycie umiejętności ich chwalenia i karania, a więc cech prawdziwego przywódcy.

Komunikacja w firmie – co Ty o niej sądzisz?

Daj znać w kilku słowach czym według Ciebie jest komunikacja w przedsiębiorstwie i jakie błędy popełniane są w Twojej firmie. Być może będzie to przydatne dla innych osób, które chcą skutecznie rozwijać swoje przedsiębiorstwa!