harmonogram projektu

22 Sie 2019

Harmonogram projektu – jak go stworzyć krok po kroku?

„Planowanie” – słowo, które dla każdej organizacji chcącej coś osiągnąć, jest niemal jak tlen. To dzięki niemu marzenia zamieniają się w cele, a szanse ewoluują w wielkie zwycięstwa. I właśnie to planowanie powinno być na pierwszym miejscu w przypadku wdrażania jakichkolwiek projektów – małych, dużych, mniej i bardziej ambitnych. A podstawą planowania w projektowaniu, jest harmonogram projektu. Jak go stworzyć, aby możliwe było skuteczne zarządzanie projektem?

Po co mi harmonogram prac projektowych?

No dobrze, ale właściwie, po co tworzyć harmonogram projektu? Jest to niezbędne przede wszystkim dlatego, że stanowi podstawę prowadzonych działań. To plan, kalendarz i organizer, który wskaże Tobie i pracownikom rodzaj zadań, jakie należy wykonać w określonym czasie. To dzięki niemu dowiesz się również, jakie zasoby są niezbędne do zamykania poszczególnych etapów projektów i zyskasz możliwość sprawnego, uporządkowanego działania.

Czytelny harmonogram to taki, który został przedstawiony graficznie i posiada wszystkie niezbędne elementy Click To Tweet

Harmonogram projektu – co warto wiedzieć?

Harmonogram prac projektowych jest drogowskazem na długiej drodze do zakończenia skomplikowanego projektu, w którego trakcie pojawią się zwątpienie i rezygnacja. To właśnie dzięki niemu ograniczysz tego typu problemy do absolutnego minimum i znacznie skrócisz swoją drogę do sukcesu. Jak przygotować taki harmonogram realizacji projektu, aby był on przydatny i pozwolił odpowiednio zarządzać projektem? Wystarczą do tego cztery proste kroki!

Harmonogram projektu w 4 krokach

Krok 1 – Wybór odpowiedniej metody

Czytelny harmonogram to taki, który został przedstawiony graficznie i posiada wszystkie niezbędne elementy. Bez wątpienia najpopularniejszym sposobem na przedstawienie harmonogramu jest diagram Gantta. Dzięki któremu możliwe jest precyzyjne i klarowne rozplanowanie zadań w czasie, co znacznie ułatwia realizowanie zadań. Sugerujemy tę metodę tworzenia harmonogramu, ponieważ dzięki niej:

  • harmonogram będzie prezentował się czytelnie i da jasne instrukcje osobom, odpowiedzialnym za realizację projektu,
  • zyskasz możliwość wykonywania poszczególnych prac po kolei i za pomocą przejrzyście zaprezentowanych etapów,
  • będziesz kontrolować czas realizacji projektu, dzięki czemu nie będzie dochodziło do żadnych opóźnień,
  • łatwo wyznaczysz ścieżkę krytyczną projektu.

Krok 2 – Zebranie niezbędnych informacji

Niezależnie od tego, czy wybierzesz wykres Gantta, czy jakąkolwiek inną metodę prezentacji harmonogramu, na kolejnym etapie, musisz zebrać niezbędne informacje. Dzięki nim ustalisz cele projektu i stworzysz przejrzysty harmonogram. Do informacji tych zaliczamy przede wszystkim:

  • listę zadań, jakie będą potrzebne do realizacji projektu – muszą znaleźć się wśród nich również te mniejsze podzadania, które pozwolą na osiąganie większych celów,
  • osoby odpowiedzialne za realizację projektu, wraz z przydzieleniem im konkretnych zadań oraz stworzeniem struktury wykonywanych prac,
  • dostępne zasoby (w tym finanse), które będą niezbędne do przeprowadzenia kolejnych prac.

Dzięki temu możliwe będzie efektywne i płynne zarządzanie projektem oraz ustalenie priorytetów, podzielenie zadań na etapy czy skuteczne przeprowadzanie kolejnych działań.

Dofinansowanie na szkolenia - FB

Krok 3 – Podzielenie projektu na zadania i etapy

Harmonogram jest pewnego rodzaju kalendarzem, który będzie potrzebny do kontrolowania postępu prac i który da możliwość przeprowadzenia ich w odpowiedniej kolejności. Kiedy już masz listę zadań, możesz ustalić kolejność ich realizacji, a następnie podzielić je na etapy. Rozpoczęcie kolejnego etapu, będzie możliwe tylko po zakończeniu poprzedniego. W ten sposób zyskasz pewność, że wszystkie prace zostały wykonane i będzie możliwe skuteczne zrealizowanie projektu. Bardzo ważne jest, by w odpowiedni sposób nazwać każdy z etapów. Będzie to świetnie porządkowało pracę i ułatwi pracownikom codzienne realizowanie projektu.

Pamiętaj przy tym, by zadbać o stworzenie odpowiednich relacji między zadaniami – które z nich należy zakończyć, by można było rozpocząć inne. Zwróć też uwagę na to, które mogą (albo muszą) być realizowane w tym samym czasie.

Krok 4 – Określenie czasu na realizację zadań

Jeżeli chcesz, aby harmonogram projektu był kompletny i pozwolił na odpowiednie realizowanie prac, niezbędne jest również ustalenie czasu, jaki będzie potrzebny na realizację poszczególnych zadań. Określ początek i koniec każdego zadania, przyporządkuj im terminy (deadline’y) i zadbaj o to, aby harmonogram prac był realny. Lepiej dać więcej czasu na zadanie i ewentualnie spożytkować pozostały na zrobienie czegoś innego, niż sprokurować bałagan i stres, wynikający ze zbyt krótkich terminów realizacji!

Należy przy tym pamiętać, aby w harmonogramie projektu określić miejsca realizacji poszczególnych zadań, a także zaznaczać na diagramie wykonane już czynności. Pozwoli to na płynne działania i uniknięcie wszelkiego rodzaju zbędnych nieporozumień.

Stworzenie planu to podstawa w zarządzaniu pracami i osiąganiu celów Click To Tweet

Za pomocą jakich narzędzi najlepiej wykonać harmonogram realizacji projektu?

W Internecie znajdziesz wiele przydatnych i funkcjonalnych narzędzi do tworzenia harmonogramów. Tymi najpopularniejszymi są Asana, Trello, Readmine oraz GanttProject (Zobacz artykuł: Zarządzanie projektami – 15 obowiązkowych pojęć, które musisz znać). I co najważniejsze – wszystkie te programy pozwalają na darmowe tworzenie wysokiej jakości harmonogramów. Możesz za ich pomocą stworzyć też wzór harmonogramu projektu, a następnie edytować go i udostępniać innym pracownikom. Pozwoli Ci to zarządzać projektem w sposób efektywny i kompleksowy! Więcej informacji o programach do zarządzania projektami znajdziesz w naszym artykule. Znajdują się tam linki do najlepszych narzędzi : 8 darmowych aplikacji do zarządzania projektami.

Harmonogram wdrożenia projektu – podstawa w każdej organizacji!

Stworzenie odpowiedniego, szczegółowego harmonogramu projektu, jest niezwykle istotne dla każdej firmy, dlatego też warto przyłożyć się do tej kwestii bardzo sumiennie. Stworzenie takiego planu to podstawa w zarządzaniu pracami i osiąganiu celów, dlatego warto dowiedzieć się na ten temat jak najwięcej. Jeżeli chcesz zgłębić wiedzę teoretyczną i praktyczną, polecamy uczestnictwo w naszym szkoleniu, dotyczącym zarządzania projektami. Dzięki niemu o wiele łatwiej stworzysz harmonogram projektu i zrealizujesz swój biznesowy plan!

Maciej Wiśniewski
Redakcja MTConsulting