delegowanie zadań

21 Maj 2019

Delegowanie zadań pracownikom – 13 praktycznych wskazówek

Delegowanie zadań pracownikom w praktyce dla wielu menedżerów okazuje się bardzo trudne. Z jednej strony narzekają oni na zbyt wiele obowiązków, a z drugiej nie potrafią się nimi podzielić. W dużej mierze wynika to z braku zaufania do pracowników, a także z przeświadczenia, że sami są w stanie zrobić to lepiej i szybciej. Wolą poświęcić własny czas na pracę po godzinach niż rozliczyć pracownika z wykonanego zadania. A może po prostu nie wiedzą, jak właściwie podejść do delegowania zadań? Dowiedz się, czym naprawdę jest delegowanie zadań oraz poznaj 13 praktycznych wskazówek na ten temat.

Delegowanie zadań – czym różni się od wydawania poleceń?

Delegowanie zadań w przeciwieństwie do wydawania poleceń, nie polega tylko na zlecaniu obowiązków innym osobom. To również opiera się na dzieleniu uprawnieniami i odpowiedzialnością za ich wykonanie. Poniekąd wiąże się to z pewnym przekazaniem władzy pracownikowi nad wykonaniem danego zadania i możliwości podejmowania samodzielnych decyzji. Menedżer nie jest już bezpośrednio zaangażowany w wykonanie zadania, pracownik zaś ma szanse na wykazanie się własną pomysłowością i umiejętnościami.

Co jeszcze?

Menedżer musi zaufać pracownikowi i w pełni powierzyć mu pracę nad zdaniem, a nie wydać gotowe polecenia i instrukcje. Nie może także oczekiwać od pracownika, że wykona on zadanie w dokładnie taki sposób, jak sam sobie to wyobraził. Wówczas miałoby miejsce tzw. pozorne delegowanie, sprawiające, że zadanie stałoby się zwykłym zleceniem, w którym wszystkie etapy zostały z góry zaplanowane i ustalone przez menedżera. Niestety, to nie wyrobiłoby u pracownika poczucia samodzielności i odpowiedzialności ani dodatkowej motywacji do pracy. Dlatego też w zadania, które zostały delegowane, menedżer nie ingeruje zbyt mocno. On  jedynie: komunikuje się ze swoimi pracownikami, nadzoruje ich pracę, dostarcza odpowiednich narzędzi, pyta o postępy bądź pojawiające się problemy, służy wsparciem i dobrą radą, pilnuje ram czasowych oraz ocenia efekty wykonania.

Szkolenia dofinasowane - blog

Delegowanie zadań – jakich spraw nie powinno dotyczyć?

Delegowanie zadań i uprawnień nie powinno obejmować błahych spraw, których menadżer czy przełożony sam nie ma ochoty wykonać. Raczej powinno dotyczyć czynności cyklicznych lub związanych z dużymi projektami. Nie może jednak obejmować spraw nadzwyczajnie ważnych i trudnych czy też spraw strategicznych, które wymagają osobistego zaangażowania przełożonego. A także spraw nagłych, awaryjnych, ryzykownych czy poufnych.

Delegowanie zadań i uprawnień – praktyczne porady

Poznaj 13 praktycznych porad, o których musisz pamiętać, chcąc dobrze delegować zdania swoim pracownikom!

Delegowanie zadań – 13 praktycznych porad

1. Deleguj tak szybko, jak tylko się da!

Nie czekaj z wyznaczaniem zadań, nie przechowuj ich w swojej głowie czy szufladzie. Jeżeli tylko widzisz, że jakieś zadanie możesz zlecić dalej, bezzwłocznie przekaż je swoim pracownikom.  Im szybciej zostaną poinformowani o konieczności wykonania zadania, tym szybciej zabiorą się za jego realizację. Nawet jeżeli w danym momencie pracują nad czymś innym, będą mogli lepiej zaplanować i zorganizować swoje kolejne obowiązki.

2. Delegowanie zadań. Przedstaw jasny cel zadania

Unaocznij pracownikowi intencje zleconych mu działań oraz ich nadrzędny sens. Niech zna główny cel swojej pracy i to, do czego ma zmierzać.

3. Delegowanie zadań. Zadbaj o odpowiedni przekaz

Delegując zadanie, mów jasno, konkretnie i zrozumiale. Nie używaj zwrotów w stylu: „czy mógłbyś…” lub  „czy miałbyś czas zrobić to i tamto…”.  Delegowanie zadań to nie proszenie się innych o wykonanie pewnych spraw. Musisz jasno zlecić zadanie i określić czas jego wykonania. Używaj słów, które wzmocnią twój przekaz i podkreślą ważność zadania. Bądź konsekwentny i wymagający a przy tym miły i uprzejmy. Zachowaj odpowiedni ton głosu.

Delegowanie zadań to nie proszenie się innych o wykonanie pewnych spraw. Click To Tweet

4. Sprawdź, czy pracownik zrozumiał zadanie

Po przekazaniu zadania pracownikowi, sprawdź, czy na pewno je dobrze zrozumiał. Może twoje instrukcje wcale nie były tak jasne i konkretne, jak ci się wydawało? Najlepiej poproś pracownika, aby powtórzył swoimi słowami to, nad czym ma pracować.  Dzięki temu unikniesz nieporozumień i błędów komunikacyjnych.

5. Delegowanie zadań. Modyfikuj ramy czasowe

Jeżeli zadanie ma być wykonane na piątek, przekaż swoim pracownikom, by zrobili je na wtorek.  Dzięki temu zyskasz kilka dodatkowych dni na sprawdzenie zadania i naniesienie poprawek. Unikniesz dodatkowego stresu i sytuacji, w której zadanie nie będzie skończone w terminie.

6. Delegowanie zadań. Deleguj odpowiednio do możliwości

A także: wiedzy, doświadczenia, predyspozycji i zdolności pracownika. Rzucanie pracownika na głęboką wodę, to nie zawsze dobre posunięcie. Lepiej uniknąć niepotrzebnego ryzyka, napięcia czy pomyłek i zlecić pracownikowi zadanie na miarę jego możliwości.

7. Zwiększaj motywację i zaangażowanie

Powiedz pracownikowi, jak ważne i istotne jest zadanie, które mu powierzasz, a także obiecaj premię bądź dodatkowy bonus za jego wykonanie. Dodatkowo możesz nagradzać pracowników wyjątkowo zaangażowanych w swoją pracę.

8. Pamiętaj o rozwoju pracownika

Delegowanie zadań to idealny sposób na rozwój pracownika!  Pozwól mu się wykazać i samodzielnie rozwikłać zadanie. Niech wykaże się kreatywnością, pozyska niezbędne informacje i rozszerzy posiadane kompetencje.

9. Zaufaj pracownikowi

Postaraj się zaufać pracownikowi i uwierz w jego dobre intencje. Pozwól mu decydować i samemu ułożyć plan realizacji zadania. Nie skreślaj z góry jego pomysłów i rozwiązań. Pamiętaj, że to zadanie delegowałeś JEMU, a nie sobie ;–)

10. Określ sposób i częstotliwość monitorowania zadania

Delegując zadanie, dajesz pracownikowi sporo zaufania i swobody, jednak nie zwalnia cię to od kontrolowania na bieżąco postępów jego pracy. Powiedz mu, w jaki sposób i jak często będziesz sprawdzał i oceniał to, czym się zajmuje. Dzięki temu utrzymasz kontrolę nad jakością i terminami oraz będziesz dodatkowo motywował pracownika.

11. Dostarcz niezbędnych narzędzi i informacji

Przekaż pracownikowi wszystkie najważniejsze informacje na temat specyfiki danego zadania, a także zadbaj o to, by nie zabrakło mu odpowiednich środków i narzędzi do jego wykonania.

12. Oferuj swoje wsparcie

Niech pracownik wie, że może na ciebie liczyć w przypadku pojawiających się trudności czy problemów. Zminimalizuje to jego stres przed wykonaniem nowych i ważnych obowiązków.

13. Uczcij sukces pracownika

Po zweryfikowaniu i wykonaniu zadania, koniecznie przekaż pracownikowi dokładną informację zwrotną na jego temat. Jeżeli udało mu się zakończyć zadanie z sukcesem, nie zapomnij podziękować mu i wynagrodzić za jego starania. Niech poczuje się doceniony i dumny ze swojej pracy.

WARTO WIEDZIEĆ! Zaufanie pracowników to fundament sprawnie funkcjonującego przedsiębiorstwa. Zdobycie go nie jest łatwe, ale zdecydowanie warto o nie powalczyć. A my pokażemy Ci jak to zrobić! Zobacz nasz artykuł: Jak zdobyć lojalność pracowników?

Korzyści z delegowania zadań

Dzięki delegowaniu zadań menedżerowie mogą lepiej skoncentrować się na najważniejszych zadaniach w firmie, a odsunąć się od spraw drugorzędowych i zyskać więcej czasu. Zyskują umiejętność osiągania celów przez pracę z innymi. Pracownicy zaś doskonalą swoje kompetencje, zwiększa się ich wiedza, umiejętności, zaangażowanie i wiara w siebie. A przez to wszystko poprawia się ogólna wydajność i rezultaty pracy.

Naucz się delegowania zadań, jak najszybciej, by móc czerpać z niego same korzyści! Zapoznaj się z naszymi szkoleniami z tego obszaru oraz możliwością uzyskania dofinansowania na szkolenie.

Szkolenie dofiansowane - ZARZĄDZANIE ZESPOŁEM

Jeśli chcesz sprawdzić jak obiektywnie zmierzyć i sprawdzić efektywność pracy pracownika? Poznaj skuteczne sposoby, aby tego dokonać! Przeczytaj nasz artykuł Efektywność pracy pracownika – jak ją zmierzyć Pracownik pod lupą!

Dobrochna Stróżyńska
Redakcja MTConsulting