cele smart artykuł

29 Kwi 2019

Cele SMART – jak wyznaczać cele w zarządzaniu zespołem?

Efektywne zarządzanie zespołem nie może mieć miejsca bez właściwego wyznaczania celów. Jak to robić właściwie? Z pomocą przychodzi metoda SMART. Ułatwia ona prawidłowe formułowanie celów w projekcie i zwiększa szanse na ich osiągnięcie. Cele SMART charakteryzują się pięcioma sprytnymi założeniami. Poznaj je, a wyznaczanie celów będzie proste i skuteczne!

Cele SMART, czyli 5 sprytnych zasad!

Cele SMART formułuje się zgodnie z akronimem, który tworzy nazwę tej metody. Samo słowo SMART w dosłownym tłumaczeniu znaczy sprytny. Kolejne zaś litery tej nazwy pochodzą od angielskich słów: Specific (Sprecyzowany), Measurabl (Mierzalny), Achievable (Osiągalny), Relevant (Istotny), Time-bound (Określony w czasie). Wyrażają one 5 cech, jakie powinien spełniać dobrze określony cel. Dlaczego właśnie te cechy są tak ważne? I jak wyznaczanie celów w oparciu o metodę SMART ułatwi Ci zarządzanie zespołem?

Samo słowo SMART w dosłownym tłumaczeniu znaczy sprytny. Click To Tweet

Cele SMART – charakterystyka

Poznaj charakterystykę pięciu najważniejszych cech, które powinien posiadać dobrze sformułowany cel i dowiedz się, jak to się ma do efektywnego zarządzania zespołem pracowników.

S – Sprecyzowany (ang. Specific)

Cel ma być jasno i konkretnie określony. Pracownicy muszą wiedzieć, czego dotyczy cel i co mają robić. Nie można dopuścić do dowolności w interpretacji. Niezwykle ważna jest tutaj precyzja związana z opisem celu oraz to, aby cel był łatwy i zrozumiały w przekazie. Pomoże to uniknąć błędów komunikacyjnych i nieporozumień.

cele smart przykłady Zig Ziglar

M – Mierzalny (ang. Measurabl)

Mierzalność celu mówi o tym, po czym poznamy, że został on osiągnięty. Dobrze sformułowany cel, pozwoli Ci sprawdzić postępy jego realizacji na każdym etapie prac, a także obiektywnie ocenić jego wykonanie. Dodatkowo możesz dookreślić wartości liczbowe, które chcesz uzyskać i wyjaśnić pracownikom, jak będziesz mierzył efekty ich pracy. Niestety nie zawsze wszystko da się zmierzyć, na przykład poczucie odpowiedzialności czy zaangażowanie poszczególnych członków zespołu. Ważne, więc aby precyzyjnie dookreślić kryteria i wszystkie wymagania wobec zespołu, które będą podlegać ocenie. Mirniki muszą być zrozumiałe i przejrzyste dla wszystkich pracowników. Ponadto powinni oni rozumieć sposób pomiaru danego miernika i znać czynniki wpływające na jego poziom, a także mieć dostęp do aktualnych wartości. Idealny mierniki powinien także wyzwalać w zespole zachowania do działań zgodnych z celem i interesem firmy.

A – Osiągalny (ang. Achievable)

Każdy cel musi być osiągalny. Nigdy nie deleguj czegoś, co nie jest realne do zrobienia. Zastanów się, na jakie ograniczenia mogą natrafić członkowie Twojego zespołu. Czy dany cel na pewno da się zrealizować w tak krótkim czasie lub przy dostępnych zasobach? Przeprowadź realną analizę sytuacji. Cel nie powinien okazać się ani zbyt łatwy ani zbyt trudny w stosunku do możliwości zespołu. Dobrze, aby był atrakcyjny i ambitny.

Peter Drucker - cele smart w sprzedaży

R – Istotny (ang. Relevant)

Cel powinien być ważny! Nie zlecaj celów, które są nieistotne. Niech praca Twojego zespołu nie idzie na marne. Zawsze podkreślaj ważność zadań wykonywanych przez poszczególnych członków zespołu. To doda im sensu i motywacji do pracy. Nikt nie lubi tracić swojej energii na wykonywanie błahych czy niepotrzebnych rzeczy. Czasem warto rozważyć rezygnację z wykonywania niektórych celów, na poczet innych, ważniejszych. Istotna jest sztuka opanowania rezygnacji z wszelkich działań, które nie wspierają kluczowych celów organizacji. Zastanów się, czy obrany cel znajduje się wysoko w hierarchii priorytetów i interesów firmy?

cele smart w sprzedaży przykłady - Peter Drucker

T – Określony w czasie (ang. Time-bound)

Zawsze, ale to zawsze wyznaczaj czas, w którym ma być wykonane zadanie. Uważaj jednak, aby nie wywierać zbyt dużej presji czasu, bo stres w zespole nie jest niczym produktywnym. Niech pracownicy nie boją się przyjść do Ciebie zawczasu, by zakomunikować, że z czymś nie dadzą rady się wyrobić. Czasem powód może być inny niż lenistwo. Być może za mało osób zaangażowałeś w projekt lub po prostu błędnie oceniłeś czas jego wykonania?

Cele SMART przykłady i możliwe błędy

Znasz już najważniejsze cechy, jakie posiadają cele SMART. Aby lepiej zrozumieć przedstawioną koncepcję, zapoznaj się także z przykładami formułowania celów oraz błędami, które mogę Ci się przytrafić.

S – Sprecyzowany cel

Czy cele w stylu: „chce, aby moi pracownicy lepiej radzili sobie w pracy” bądź „chce zwiększyć przychody firmy”, będą zgodne z pierwszą zasadą metody SMART? Oczywiście, że nie. Ponieważ cele te nie są skonkretyzowane ani nie podają, żadnego sposobu na zrealizowanie czy sprawdzenie danego założenia. Jak więc powinny brzmieć dobrze sprecyzowane cele? Oto przykłady przekształconych celów na postawie metody SMART:

  • „Moi pracownicy będą uczestniczyć w minimum dwóch szkoleniach w ciągu roku, aby podnieść swoje kompetencje”
  • „Zwiększę zyski firmy o 10% w skali roku, poprawiając umiejętności sprzedażowe pracowników poprzez ich udział w warsztatach”.

Tak sformułowane cele pozwalają nam na szukanie dalszych strategii i sposobów osiągnięcia ich. Ponadto wiadomo, w jaki sposób wyegzekwować i zmierzyć realizację celu.

Możliwe błędy, które mogą przytrafić Ci się na tym etapie to:

– zbyt ogólnikowe lub powierzchowne sformułowanie celu.

M – Mierzalny cel

Jeżeli naszym celem jest „Odłożyć 10.000zł na szkolenia dla pracowników” to miernikiem tego celu, będą odłożone pieniądze w danym okresie czasu. Jeżeli zaś za cel stawiamy sobie, aby „Pozyskać 50 nowych klientów w miesiącu” to miernikiem tego celu, będzie liczba odnotowanych klientów. Przyjęte mierniki mogą być ilościowe bądź wartościowe. Najważniejsze zaś, aby były obiektywne, zrozumiałe i możliwe do sprawdzenia. Inne przykłady mierników to: przychód w danym okresie, rentowność produktu, czas reakcji, terminowość w realizacji projektów, opinie klientów lub współpracowników (ankieta, skala), liczba reklamacji itp.

Możliwe błędy, które mogą przytrafić Ci się na tym etapie to:

– źle dobrane wskaźniki;

– zbyt szczegółowe wskaźniki w stosunku do prostych zadań lub za mało sprecyzowane wskaźniki w stosunku do zadań trudnych;

– brak systematycznej analizy wskaźników i wyciągania wniosków;

– brak konsekwencji podczas kontroli mierników.

Szkolenia dofinasowane - blog

A – Osiągalny cel

Jeżeli za cel wyznaczyłeś sobie, aby Twój zespół pracowników, wykonał dany projekt do końca miesiąca, zastanów się, czy jest to realne do osiągnięcia. A może chcesz pozyskać więcej klientów zagranicznych? Czy jednak jest to możliwe, jeśli Twoi pracownicy nie znajdą zbyt dobrze języka obcego? Ustalając cel, weź pod uwagę różne zasoby takie jak: pieniądze, czas, materiały, a także ludzi i ich umiejętności oraz wiedzę i motywację. Wypisz wszelkie przeszkody, które mogą uniemożliwić wykonanie celu (takie jak np. brak znajomości języka angielskiego). Przemyśl, czy wyznaczony cel jest na miarę posiadanych zasobów. Postaraj się dodatkowo uatrakcyjnić cel, na przykład obiecaj pracownikom premię za wykonanie zadania w terminie czy wykazanie się szczególnym zaangażowaniem.

Możliwe błędy, które mogą przytrafić Ci się na tym etapie to:

– wyznaczenie celu, który jest zbyt ambitny i praktycznie niemożliwy do wykonania;

– celu nie da się wprowadzić w życie, nawet po osiągnięciu go;

– pominięcie kluczowego punktu, który umożliwi wykonanie większego celu;

– braki w zasobach.

R – Istotny cel

Czy „zdobycie 50 nowych klientów w ciągu 3 miesięcy” będzie ważnym krokiem naprzód w Twojej firmie? Jeśli TAK, oznacza to, że cel jest istotny i ważny dla rozwoju przedsiębiorstwa. Teraz zastanów się, czy będzie odebrany za równie istotny i motywujący do działania przez Twój zespół pracowników? Czy poszczególne zadania, nad którymi pracują Twoi pracownicy, są dla nich ważne? Jeśli NIE, uzmysłów im sens ich pracy.

Możliwe błędy, które mogą przytrafić Ci się na tym etapie to:

– cel nie jest przydatny, przez co niewarty zachodu dla zespołu.

T – Cel określony w czasie

Ile czasu potrzebujesz, aby wyszkolić nowego członka zespołu w sprzedaży? Jak długo zajmie Twoim pracownikom wykonanie bieżącego projektu dla klienta? Ile czasu wymaga zwiększenie zysków firmy o 15%? Pamiętaj, cel, który sobie stawiasz lub dajesz zespołowi do wykonania, musi być dokładanie dookreślony w czasie. Inaczej Twój zespół może za bardzo wydłużać czas pracy nad danym zadaniem lub ulec presji czasu i popełnić zbyt wiele błędów bądź wykonać zadanie byle jak. Jeżeli dzielisz większe zadania na mniejsze, wyznaczaj czas wykonania każdego etapu zadania. Zostaw sobie mały margines błędu, uwzględniając sytuacje losowe np. chorobę ważnego pracownika.

Możliwe błędy, które mogą przytrafić Ci się na tym etapie to:

– termin ustalony nieadekwatnie do ilości zadań,

– brak wyraźnie określonego terminu realizacji.

Cele SMART – zalety, o których nie każdy wie…

Cele ustalone zgodnie z zasadą SMART mają bardzo wiele zalet, o których często zapominają osoby zarządzające zespołem. Przede wszystkim:

– pozwalają w sposób mierzalny dookreślić realne ramy czasowe wykonania zadania przez zespół, przez co unikamy zbędnego zdenerwowania;

– wyznaczają jednostki pomiaru, pozwalające obiektywnie kontrolować stan realizacji zadania;

– sprawiają, że zespół nie traci czasu na pracę nad nieistotnym lub nieosiągalnym zadaniem;

Cele SMART – skuteczne w zarządzaniu zespołem

Przedstawiona powyżej metoda SMART unaocznia, jak szybko i skutecznie zweryfikować, czy poprawnie sformułowaliśmy cel, nad którym chcemy pracować razem z zespołem pracowników. Pomaga nam uniknąć błędów w zarządzaniu i rozważyć różne sposoby oraz strategie realizacji celu. Cele SMART to narzędzie, po które warto sięgać, by ułatwić sobie efektywne zarządzanie zespołem. Ponadto znajomość tej metody, stanowi ważną umiejętność, po której opanowaniu z pewnością odniesiesz upragnione sukcesy. Dzięki celom SMART będziesz zadowolony nie tylko Ty, ale i Twój zgrany zespół!

cytat Napoleon Hill

Więcej wskazówek na temat budowania i kierowania zespołem znajdziesz w naszych artykułach. Z pewnością, znajdziesz w nich również odpowiedź na temat współpracy w zespole. Sprawdź i się przekonaj:

BUDOWANIE ZESPOŁU – JAK STWORZYĆ ZWYCIĘSKI ZESPÓŁ PRACOWNIKÓW?

EFEKTYWNOŚĆ ZESPOŁU – JAK STWORZYĆ EFEKTYWNY ZESPÓŁ?

Jeśli stawiasz pierwsze kroki w budowaniu swojego zespołu pracowniczego albo jesteś doświadczonym menedżerem, który chce doskonalić swoje umiejętności. Skorzystaj ze szkolenia Zarządzanie Zespołem. Stań się perfekcjonistom w tej dziedzinie.

Szkolenie dofiansowane - ZARZĄDZANIE ZESPOŁEM

Dobrochna Stróżyńska
Redakcja MTConsulting