W 2020 roku sposobów na docieranie do potencjalnych klientów jest naprawdę sporo. Możemy korzystać z gotowych baz danych i korzystać z narzędzi zbierających dane. Ponadto, możemy bezpośrednio kontaktować się z firmami, które mogą okazać się doskonałymi partnerami biznesowymi. W przypadku tej ostatniej formy pozyskiwania klientów wyróżnia się cold mailing, który wykorzystywany jest przez doświadczonych handlowców. Czym jest i w jaki sposób uczynić z niego idealne narzędzie do pozyskiwania kontrahentów?

Cold mailing, czyli sposób na nowych klientów

Cold e-mail (w tłumaczeniu „zimny mail”) to wiadomość wysyłana do potencjalnego klienta, z którym nie mieliśmy wcześniej do czynienia. Ma ona na celu zainteresować go i skłonić do odpowiedzi, co okaże się otwartą drogą do nawiązania współpracy. Najczęściej celem takich wiadomości jest sprzedaż produktów lub usług albo umówienie się na spotkanie z potencjalnym klientem. Cechą charakterystyczną tego rodzaju kontaktu jest spersonalizowanie wiadomości. Zwracasz się w niej do konkretnej osoby i w konkretnym celu.

Cold e-mail – co jeszcze warto wiedzieć?

Istnieje w tym wypadku jednak pewne ograniczenie. Okazuje się, że zarówno w polskim, jak i europejskim prawie, zabronione jest wysyłanie niezamówionych informacji handlowych. Nie możesz więc wysłać maila z bezpośrednią ofertą, ponieważ może to mieć dla Ciebie negatywne, daleko idące konsekwencje (chyba że dana osoba czy firma wyraziła na to zgodę). Jak obejść ten problem? Możesz wysłać cold e-maila, w którym jedynie nakreślisz sprawę i poprosisz o odpowiedź albo np. godzinę, o której mógłbyś skontaktować się z daną osobą w celu przedstawienia oferty.

Jak poprawnie pisać zimne maile?

Cold mailing B2B nie jest łatwy. Dlatego zaleca się jego stosowanie wyłącznie przeszkolonym osobom, a także doświadczonym handlowcom. Niewłaściwie sformułowane wiadomości mogą definitywnie wykluczyć daną firmę z grona potencjalnych klientów, dlatego ich tworzenie powinno być bardzo dobrze przemyślane. Oprócz legalności takiego komunikatu, podczas tworzenia cold e-maila powinieneś zwrócić uwagę na 6 innych kwestii.

• Intrygujący temat maila

I nie, nie mówimy tutaj o oklepanych, „złotych” sposobach na zwrócenie uwagi, jak „Lekarze go nienawidzą, schudł 20 kg w 2 dni”, ale przyciągających i ciekawych tematach. To bardzo istotna kwestia, która będzie miała wpływ na to, czy odbiorca Twojej wiadomości w ogóle kliknie w maila i zechce się z nim zapoznać. Temat nie może więc być sztampowy, ale zachęcający do zapoznania się z treścią cold maila.

• Cold mailing – Prostota wiadomości

Cold mailing to prostota. Maksymalnie kilkanaście zdań, które nie są wielokrotnie złożone i których przeczytanie zajmie odbiorcy 2 minuty. Nie jest to wbrew pozorom takie proste, gdyż w tych kilkunastu zdaniach musisz zawrzeć meritum i zachęcić do kontaktu. Nie stosuj np. otwartych pytań, a wyłącznie te zamknięte („Czy mogą skontaktować się z Panem o godzinie 12.00?”) i przekazuj jedynie konkrety. Bez zbędnego „lania wody”.

Pamiętaj o tym, żeby się przedstawić, podać cel wiadomości i zadbać o stopkę, w której znajdą się najważniejsze informacje o Tobie lub Twojej firmie!

Możesz wysłać cold e-maila, w którym jedynie nakreślisz sprawę i poprosisz o odpowiedź Click To Tweet

• Personalizacja komunikatu

To esencja cold mailingu. Każda wiadomość powinna być skierowana do konkretnej osoby. Najlepiej więc poznać imię i nazwisko odbiorcy, a także jego posadę w firmie. W ten sposób, ta osoba będzie wiedziała, że wykonałeś research i dokładnie wiesz, z kim chcesz nawiązać kontakt. Co więcej – ważne jest, aby treść zimnego maila nawiązywała do posady lub czynności wykonywanych przez odbiorcę, co dodatkowo zwiększy moc przekazu.

• Call to action

Każdy zimny mail powinien posiadać zwroty nawołujące do konkretnych działań. Nie mogą to być jednak oklepane sformułowania, które bardziej kojarzą się z nachalną reklamą na stronach internetowych niż wartościowym przekazem (np. „sprawdź”, „kup” itd.). Stosuj wyrażenia, które rzeczywiście zachęcą do działania, jak „proszę, daj znać”, „napisz, czy taka forma Ci odpowiada” itp. Grunt, by odbiorca poczuł, że odpowiedź na Twojego maila może dać mu konkretną korzyść.

• Umiejętnie zachęcenie do kontaktu

Istnieje wiele schematów i metod pisania zimnych maili. Jednym z nich jest np. uświadomienie odbiorcy problemu („Zauważyłem, że na Pana stronie nie ma chatu, który ułatwiłby kontakt klientom firmy”), ukazanie dobrych cech odbiorcy, na podstawie których chce się nawiązać z nim współpracę („Wiem, że jest Pan jednym z najlepszych specjalistów w swojej branży”) albo prośba o kontakt do osoby decyzyjnej. To, którą z metod wybierzesz, zależy tylko od Ciebie. Możliwości jest całkiem sporo.

Niewłaściwie sformułowane wiadomości mogą definitywnie wykluczyć daną firmę z grona potencjalnych klientów Click To Tweet

• Natychmiastowa odpowiedź

Jeżeli uzyskałeś upragnioną odpowiedź i jest ona pozytywna, nie zwlekaj z kontaktem. Odbiorca jest skłonny do rozmowy z Tobą tu i teraz, a nie jutro. Każdą chwilę zwłoki może uznać za brak szacunku. Jak to mówią – kuj żelazo, póki gorące, a w przypadku niepowodzenia bądź wytrwały! Jeżeli nie otrzymasz odpowiedzi, możesz ponowić kontakt po jakimś czasie. Często przynosi to dobre rezultaty.

Pamiętaj! Stosując cold mailing B2B, ogranicz do minimum emotikony. Choć wydają się one dobrym sposobem na zniwelowanie dystansu z odbiorcą, mogą przynieść Ci opinię osoby nie do końca poważnej. A to nie ułatwi Ci nawiązania relacji biznesowej.

Cold mailing – dla wytrwałych!

Chcąc opanować sztukę pisania zimnych maili, potrzeba wytrwałości i ćwiczeń. Nie jest to łatwe, jednak pozwoli Ci zwiększyć skuteczność pozyskiwania klientów. Próbuj, szukaj przykładów i stosuj sprawdzone techniki, a przyniesie to korzyść dla Twojej firmy!

Możesz również skorzystać z formy szkoleniowej. Nasza firma MTConsulting ma w swojej ofercie dofinansowane szkolenia z obsługi klienta. Dzięki nim, zdobędziesz przydatną wiedzę zarówno teoretyczną jak i praktyczną, co pozwoli Ci umocnić swoją pozycję na rynku i zwiększać swoje zyski. Zachęcamy do zapoznania się z ofertą i skontaktowania z nami. Jeżeli chcesz rozwijać się w tej dziedzinie, czytaj również nasze artykuły na blogu biznesowym. W powyższym tekście pisaliśmy o cold mailingu. Na naszym blogu znajduje się również tekst Cold calling – rób to dobrze i pozyskuj klientów!  W tekście znajdziesz kilka wskazówek i rad co robić aby cold calling nie kończył się przerwaniem rozmowy przez klienta.

Maciej Wiśniewski
Redakcja MTConsulting