zarządzanie zespołem rozproszonym

25 Kwi 2018

Zarządzanie zespołem rozproszonym – jak powinno wyglądać?

Zarządzanie zespołem rozproszonym nie należy do najprostszych. Tak naprawdę, niewielu menedżerów zgłębiło jego techniki. Samo zarządzanie zespołem, który jest na miejscu, przynosi niekiedy wiele trudności. A co dopiero począć z pracownikami, którzy są rozproszeni po różnych regionach lub pracują zdalnie? Jak budować prawidłowe morale zespołu, dbać o motywację pracowników czy choćby nadzorować ich pracę?

Zarządzanie zespołem rozproszonym – czym jest i na czym polega?

Zarządzanie zespołem rozproszonym, najprościej mówiąc, polega na: organizowaniu, planowaniu, kontrolowaniu oraz motywowaniu pracowników, którzy pracują w różnych lokalizacjach, na osiąganie zamierzonych celów organizacji. W obecnych czasach coraz częściej mamy do czynienia właśnie z zarządzaniem tego typu. Z czego to wynika?

Przede wszystkim z rozwoju cywilizacji i technologii, a także z globalnego rozprzestrzeniania się obszarów działania firm. Często również łatwiej znaleźć nam specjalistów, którzy pochodzą z innego miasta bądź kraju. A przecież praca zdalna, przy obecnym rozwoju informatyki, nie stanowi żadnego problemu. Z najnowszych raportów wynika, że obecnie aż 80% specjalistów międzynarodowych firm pracuje zdalnie. Taka praca ma swoje plusy i minusy. Z jednej strony przynosi wiele oszczędności i elastyczności, z drugiej zaś znacznie utrudnia zarządzanie zespołem.

Zarządzanie zespołem rozproszonym – najczęściej napotykane trudności.

Największą trudnością związaną z zarządzaniem zespołem rozproszonym jest sama ODLEGŁOŚĆ. Zespoły rozproszone pracują tak samo, jak tradycyjne zespoły zadaniowe z tym, że mają ze sobą utrudniony kontakt, który często jest tylko wirtualny lub sporadyczny. Pracują, więc nad tym samym zadaniem, lecz z różnych obszarów. Może to powodować błędy w przekazie czy komunikacji. Zdarza się także, że osoby nadzorujące projekt, podlegają pod inne lokalne oddziały firm bądź zespoły projektowe złożone są z osób zatrudnionych w różnych organizacjach. Cały proces zarządzania może przebiegać z kilku różnych biur, miast czy krajów. Do tego niekiedy dochodzą różnice związane z innymi godzinami pracy, wynikające na przykład z lokalizacji w różnych strefach czasowych.

Inne trudności, jakie niesie ze sobą zarządzanie zespołem rozproszonym to:

  1. Podziały w zespole, naturalne tworzenie się „podgrup” oraz mniejsza integracja pracowników;
  2. Mniejsze poczucie przynależności do firmy, wynikając z pracy poza siedzibą organizacji;
  3. Utrudniony podział i przepływ zadań;
  4. Niezrozumienie, błędy w odbiorze, częsty brak wglądu w emocję drugiej osoby – wynikające z pracy zdalnej;
  5. Trudności w adekwatnej ocenie pracy, menedżer nie ma możliwości obserwowania pracowników „na co dzień” w standardowych warunkach pracy;
  6. Różnice kulturowe bądź narodowościowe pracowników.

Zarządzanie zespołem rozproszonym – skuteczne porady.

Jak nie trudno zauważyć, zarządzanie zespołem rozproszonym nie należy do najprostszych. Nie oznacza to jednak, że nie można się go nauczyć. Coraz więcej trenerów prowadzi szkolenia związane z tego typu zarządzaniem. Przytoczyć można także kilka kluczowych rad, które przydadzą się każdemu menadżerowi, borykającemu się z pracownikami pracującymi na odległość.

  1. Dbałość o odpowiednie narzędzia pracy

Współczesne programy i aplikację mogą znacznie ułatwić nie tylko komunikację w zespole, ale i zarządzanie zdalnie zadaniami. Warto, więc pamiętać o Skypie,  Wunderlist, Trello, Redmine czy innych platformach tego typu. A najlepiej być na bieżąco z nowinkami w tej dziedzinie.

  1. Jasna definicja celów

Dobrze i jasno sformułowane cele to podstawa sukcesu zespołu rozproszonego. Niezwykle istotne jest, by pomimo odległości, pracownicy wiedzieli: czym, jak i dlaczego mają się zajmować oraz na jakie ogólne cele organizacji powinni pracować. Źle sformułowane cele mogą prowadzić do błędnie wykonanej pracy, a także obustronnego rozczarowania czy frustracji.

Przy ustalaniu celów warto pamiętać o:

  • przedstawieniu wizji całego projektu (wytłumaczeniu, do czego się dąży?);
  • określeniu głównych ról poszczególnych członków zespołu oraz wyznaczeniu osób odpowiedzialnych za dane działania;
  • ustaleniu „kamieni milowych”  i rozbiciu projektu na mniejsze zadania;
  • wytyczeniu czasu wykonania (czyli: co, do kiedy i przez kogo ma być zrobione?);
  • wskazaniu  efektów, jakie powinny być osiągnięte na danym etapie działania;
  • rozliczeniu i monitorowaniu bieżących zdań.
  1. Integracja zespołu

W miarę możliwości warto, choć raz doprowadzić do realnego spotkania się pracowników.  Dowiedziono, że znacznie poprawia to dalszą komunikację.  Najlepiej byłoby organizować cykliczne spotkania np. raz do roku. W sytuacji, kiedy jest to niemożliwe, należy dbać o regularne, wirtualnie spotkania całego zespołu.

  1. Codzienna komunikacja

Warto wyrobić nawyk codziennej komunikacji w zespole rozproszonym. Czasem wystarczy, choć krótka 15-minutowa rozmowa na początku pracy czy mail z podsumowaniem przesłany na koniec. Najlepiej na samym początku jasno określić wszelkie formy i kanały komunikacji, a także obowiązujące pod tym kątem zasady.  Przykładowo, można wytyczyć zakresy tematów, omawianych telefonicznie czy mailowo, a także godziny stałych kontaktów.

  1. Wspólne dyskusje i rozwiązywanie problemów

Niektóre decyzję łatwiej podjąć wspólnie niż w pojedynkę. Poza tym radzenie się zespołu i branie ich zdania pod uwagę, znacznie wpływa na integrację.

  1. Organizowanie telekonferencji i videokonferencji oraz szkoleń online

Czasami zdarzają się tematy, przy których powinni uczestniczyć wszyscy pracownicy danego zespołu. Jeżeli mamy coś do przekazania szerszej grupie osób, warto zorganizować dla nich tele- lub videokonferencje. Możliwość zobaczenia lub usłyszenia danej osoby, zwiększa zaangażowanie i zaufanie. Kiedy zaś chcemy pracowników nauczyć czegoś nowego, można pomyśleć o specjalnym szkoleniu online.

  1. Zdobycie lojalności pracowników

Niezwykle istotne jest, aby pracownicy wykonujący pracę na odległość, byli w stosunku do nas lojalni. Nie jesteśmy, bowiem w stanie na bieżąco kontrolować ich zachowań. Dobrze, więc gdyby wypełniali podstawowe założenia firmy i byli z nią zintegrowani, zamiast działać na jej niekorzyść. Pracownicy staną się w stosunku do nas bardziej lojalni, jeśli i my obdarzymy ich na początku kredytem zaufania oraz będziemy sprawiedliwie zarządzać i wywiązywać się z danych założeń bądź obietnic. Warto poczytać więcej o tym, jak zdobyć lojalność pracowników.

  1. Motywowanie

Nie można zapominać o pochwale dla pracowników czy docenieniu ich pracy. Motywacja to jeden z ważniejszych elementów przy zarządzaniu zespołem rozproszonym. Tym bardziej, że nie jesteśmy w stanie mobilizować pracownika, który pracuje zdalnie na bieżąco.  Poznaj 10 najlepszych sposobów motywowania pracowników.

  1. Ustalenie ogólnych zasad pracy

Zarządzanie zespołem rozproszonym ułatwi wspólne ustalenie i spisanie zasad pracy. Reguły pracy mogą dotyczyć między innymi: wyznaczonych terminów spotkań, stosowanych narzędzi oraz form komunikacji, godzin pracy czy pełnionych ról.

  1. Odpowiednia wiedza i podejście

Manager zespołu rozproszonego powinien mieć odpowiednią wiedzę związaną z: budowaniem relacji, komunikacją interpersonalną, procesami zachodzącymi w grupie, narzędziami pracy i przede wszystkim z zarządzaniem ludźmi. Powinien cały czas się kształcić i być na bieżąco. Ponadto, dobrze, aby posiadał odpowiednie podejście do zespołu. Musi być osobą elastyczną, otwartą, skłonną do delegowania obowiązków i odpowiedzialności, nastawioną na relację oraz wspierającą rozwój pracowników. Najważniejsze, żeby obserwował przepływ informacji i procesy w grupie. Dzięki temu uda mu się dobrać najskuteczniejsze narzędzia do pracy.

Zarządzanie zespołem rozproszonym jest nie lada wyzwaniem! Jednak dobrze nadzorowana praca takiego zespołu, może dać świetne rezultaty. Biorąc pod uwagę tempo rozwoju świata i technologii, warto zgłębić tajniki tego typu zarządzania, bo być może już za parę lat stanie się ono normą i koniecznością.

A Wy, co o tym myślicie? Czy liczba pracowników zatrudnianych na odległość będzie dalej wzrastać? Czy to już czas, by nauczyć się skutecznego zarządzania zespołem rozproszonym?

W naszej ofercie mamy tego typu szkolenie, zapraszamy do zapoznania się z programem: Efektywne zarządzanie zespołem. Sukcesy zespołu rozproszonego.

Na szkolenie można uzyskać dofinansowanie nawet do 80%!